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文书档案管理办法

第一章总则

第一条为加强公司（以下简称公司）文书档案工作，实现文书档案的科学管

理，充分发挥文书档案在公司经营管理中的作用，根据《中华人民共和国档案法》

等有关法律、法规，结合公司实际，特制定本办法。

第二条本规定中的文书档案，是指公司在经营管理过程中形成的、办理完毕

的、具有查考利用价值并按一定的归档制度归档保存起来的各种书面文件材料。

第三条文书档案是记录与反映公司发展状况的重要依据和可靠凭证，任何部

门与个人不得擅自处理或长期积压文件资料。

第四条总经办为公司文书档案的归口管理部门，负责文书档案的收集归档、

整理编号、保管、利用和销毁工作，并指定专人负责文书档案管理工作。

第二章文件的收集

第五条公司文件资料的收集范围

凡是反映公司经营活动、具有查考利用价值的书面文件材料均属归档范围。

（一）政府机关或行业管理部门、集团公司（简称上级部门）的文书材料

1、上级部门召开的有关产业工作的会议文件；

2、上级部门下发的涉及经营业务并要求贯彻执行的文件；

3、上级部门领导检查工作、参观或者参加公司活动中的指示、讲话；

4、上级部门对公司各类请示事项的批复；

5、其它相关资料。

（二）公司文书材料

1、公司董事会、监事会形成的各种决议、决定等文件资料；

2、公司总经理办公会议记录、纪要，专题会议纪要以及其它会议的文件材料；

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3、公司印发的各种正式文件的底稿（签发稿）、打印稿；

4、公司给上级部门的情况汇报及请示等；

5、公司各部门的工作计划、工作总结、报告等；

6、公司各类调研工作形成的文件材料；

7、公司调查处理的违纪、违规事件材料；

8、公司汇总的资金计划、财务、销售、成本等各类数据资料；

9、公司参展的大型产品展销展示、媒体推介等形成的文件材料；

10、公司领导在经营活动中形成的重要信件、邮件、电话记录以及从外

单位带回的与本公司业务有关的文件资料；

11、各类投诉处理材料；

12、公司经济纠纷处理材料；

13、公司的工商登记资料；

14、公司各类资质、权属证书；

15、公司重要的各类协议合同；

16、公司开发项目的可行性报告、产品策划书、规划设计、景观设计、

室内设计等文件资料；

17、公司大事记、全宗介绍；

18、公司《章程》及规章制度等文件资料；

19、公司重要财产物资登记、档案等的交接凭证、清册；

20、公司固定资产的购置批文、使用说明书、维修卡或保修单等；

21、其它各类相关资料。

（三）非隶属单位的文件资料

非隶属单位与公司联系、协商、处理工作中产生的重要文件资料。

第三章文件的整理与立卷

第六条公司实行公司、部门分级立卷的制度，坚持“谁办文，谁立卷”

的原则，并由档案人员负责监督指导。

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第七条公司文书档案立卷整理分为二个层级。第一个层级：总经办将办理完

毕的公司文件资料和各部门内勤人员将办理完毕的部门文件资料收集齐全，按年代

——问题分类法组合立卷。第二层级：总经办对公司及各部门已经立卷归档的案卷

按照年代——组织机构分类法进行排列、编号以及分类等进行系统化的整理，并用

编制案卷目录的方式固定下来。

第八条归档文书的整理要求

（一）归档文件资料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

（二）在归档的文件资料中，应当将每份文件的正件与附件、草稿与定稿、请

示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开；

文电应合一立卷。

（三）归档文件应按其形成年度分别立卷；跨年度的请示与批复在批复的年度

立卷；跨年度的规划、计划在针对年度的第一年立卷；跨年度的总结、决算、统计

资料在针对年度的最后一年立卷；一文两事的上年总结与当年计划、上年决算与本