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XXXXXXXX建设工程质量检测有限公司
程序文件
文件编号：HXJC/B-01
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保证公正性程序
第4版第0次修订
颁布日期：2012年3月15日
XXXXXXXX建设工程质量检测有限公司
程序文件
文件编号：HXJC/B18-2016
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记录管理程序
第5版第0次修订
实施日期：2016年04月30日
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1目的
保证质量和技术活动记录内容真实、完整、准确、规范和活动的再现。
2适用范围
适用于质量和技术活动记录的控制。
3职责
3.1技术负责人负责组织评审各种记录格式并予以批准。
3.2质量负责人批准原始记录、检测报告的借阅申请。
3.3综合业务部负责对记录的归档、保管、检索管理。
3.4全体员工记录从事的工作和活动的记录。
4工作程序
4.1记录的分类
4.1.1质量记录指检验检测机构管理体系活动中的过程和结果的记录，包括合同评审、分包控制、采购、内部审核、管理评审、纠正措施和预防措施记录、申诉和投诉记录等。
4.1.2技术记录是进行检验检测活动的信息记录，包括人员培训考核记录、环境条件控制、方法确认、设备管理、抽样记录、样品管理、质量监控、检验检测的原始记录、检验检测报告等。
4.2记录表格填写要求
4.2.1记录应使用钢笔或不褪色笔填写，要求字迹端正、清晰。
4.2.2应及时、真实填写原始记录，不得凭追忆事后补填或抄填。
4.2.3检测原始记录应完整地记录规范、标准方法中规定的信息，包括检测条件、检测过程、计算公式、数据处理、检测结果、质控记录以及影响不确定度的各种因素，确保检测过程的可复现性。记录中还应包括检测人员和校对人员的签名。对于记录表式中无内容可填的空白栏，应用“/”标记。
4.2.4检测原始记录不得涂改。当记录中出现错误需更改时，在错误处划二道平行线(不得覆盖原有记录的可见程度)，并将正确值填写在其右上方。对所有的改动应有更改人签名或盖章。
4.2.5对于检测过程中的特殊情况和有必要说明的问题，应记录在备注栏内或记录表边旁。
4.2.6检测原始记录对于关键数据修改还应填写《原始记录修改审批表》，经技术负责人审批后，试验人员才能修改数据。
4.3记录编目和管理
4.3.1各部门记录由部门按要求收集和传递，交资料员整理，填写《记录归档记录表》。
4.3.2资料员按照记录分类及质量手册等要求，对记录进行编目和整理，建立档案。档案卷宗上有记录标识，记录归档时间和保存期限等。
4.3.3资料员按检测时间顺序、检测报告编号对原始记录和检测报告等分类整理，归档保存。
4.4记录保存
4.4.1所有记录立档后由资料员存放在适宜的环境下并采取防火、防盗、防蛀、防潮等措施，避免记录的损坏、变质和丢失。
4.4.2资料员根据不同记录制定明确保存期限。
A内审、管理评审、不合格及纠正措施等质量记录保存期限为认证有效期；
B委托检测协议书/合同、样品采集单、送检单、原始记录、检测报告等，保存期限为6年；
C仪器设备档案保存期限至仪器设备报废或转出止；
D人员培训、考核记录及业绩档案保存期限至该人员离开本检测公司止；
E其它有关记录保存期限根据档案管理要求执行。
4.4.3资料员妥善保管，执行《客户机密和所有权保护程序》。
4.5记录借阅
4.5.1在保证公正性和保护客户机密、所有权的前提下，可允许查阅和检索。借阅人须填写《文件复印/借阅审批表》经批准后查阅，查阅后立即返还，不得带走和私自保存。
4.6记录销毁
4.6.1保存期满需销毁的记录，由资料员列出《文件销毁登记表》，经技术负责人审核，总经理批准并指定监督人，在监督下销毁。
4.6.2以电子形式存储的记录，按照《文件管理程序》和《数据控制程序》执行。
5相关文件
《文件管理程序》HXJC/B10-2016
《数据控制程序》HXJC/B24-2016
《客户机密和所有权保护程序》HXJC/B09-2016
6记录
《记录归档记录表》HXJC/L-18-1
《记录销毁登记表》HXJC/L-18-2
《记录复印/借阅审批表》HXJC/L-18-3
《原始记录修改审批表》HXJC/L-18-4
XXXXXXXX建设工程质量检测有限公司
记录归档记录表
编号：HXJC/L-18-1
序号
记录名称
样品编号
送交人
接收情况
备注
归档人：
校核人：
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