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房地产公司档案管理制度

房地产公司档案管理制度

第一章总则

为了加强公司档案的系统管理，实现档案管理的规范化、

制度化，更好地为公司各项工作服务，根据档案法和公司有关

规定，结合公司实际情况，特制订本办法。

第二章档案管理体制

公司档案工作实行统一领导，分级保管，分级查阅的原则。

其中，一级管理是指公司综合部的统筹管理，由综合部指定专

职人员负责；二级管理是指各部门的档案资料管理工作，由各

部门指定人员专(兼)职本部门的档案管理工作，或由综合部派

驻专职人员协助管理。

第三章分散与集中管理

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1.与公司财务有关的资料由财务部保管。经总经理许可，

综合部可视情况保存财务管理方面的文件资料复印件。

2.有关人事方面的资料，由综合部人事专员保管。

3.属工程项目方面的资料，由工程部保管，并于每季度末

将档案清单交到综合部档案管理员备案留底。其中，属于政府

或专业主管部门审批的图纸、批文或批件一律交由综合部归档

保管，本部门可视情况保留复印件。在工程项目竣工档案备案

后半个月内，把所有档案移交到综合部档案室统一保管。

4.设计部负责工程图纸资料的临时保管，并在每月初第一

个工作日向综合部档案室移交上个月已办结的资料，但属机密

级以上的资料应当在办结后立即移交。设计图纸的原稿制作份

数根据合同约定及实际需要报请分管领导批准。

5.营销中心对外签定的广告、策划合同，应当在签署完毕

时即向综合部档案管理员移交，本部门可视情况保存复印件。

并在每月初向综合部档案室移交已办结的有关上个月市场调查

报告、项目策划与广告和销售策划方案方面的资料。

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6.销售合同的档案管理：销售人员在合同签署完毕后的第

一时间即向综合部档案管理员移交一份售楼合同，编号永久保

存。并在房管局办完手续，合同上加盖备案章（按揭贷款需再

加盖预抵押章）后，当日即移交另一份售楼合同和网上备案单、

明码标价书各一份到综合部档案室保管，其中网上备案单和明

码标价书对应原合同编号永久保存。待公司向客户交付房产后，

综合部档案室再将对应的盖有备案章的售楼合同移交给客户服

务中心办理产权证，并最终将此合同移交给XXX。

7、签署完毕的对外经济合同将移交给综合部档案管理员

保管，并保存复印件。合同执行完毕后，相关签证单将移交给

财务部保存。重要资料由综合部档案室直接归档保管。公司签

订的经济合同原则上应保留两份原件，财务处和综合部各保存

一份。特殊情况只有一份原件时，由财务部保存原件，综合部

保存复印件（售楼合同除外）。

8、各部门向综合部档案室移交档案时，应同时移交相关

文件的电子文档。归档范围外的请示、报告、计划、总结及一

些重要资料复印件等由各部门自行保管。各子公司及事业部负

责本单位的档案管理，属机密级以上档案应在事件办理完毕后

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2个工作日内移交到综合部档案室统一保管，本单位可视情况

保留复印件。

9、各部门负责立卷和归档形成的文件材料。综合部档案

管理人员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导，并且每

年对二级档案管理进行一次检查验收。各部门向综合部档案室

移交档案时，要严格履行移交手续。资料管理员应保