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商务信函14个部分

商务信函属于商务礼仪文书范畴，是指企业与企业之间，在各种商务场合

或商务往来过程中所使用的简便书信。其主要作用是在商务活动中用来建立经贸

关系、传递商务信息、联系商务事宜、沟通和洽商产销;询问和答复问题、处理

具体交易事项。其种类包括联系函、推销函、订购函、确认函、索赔函等多种。

文种特性

〔一)语气口语性

每一封商务信函的往来都是不同的企业之间或者企业领导者彼此之间

的一种情感交流。人都是感性的，所以商务信函更多地体现了感性的一面。而不

是人们想象的商务信函应该用一种特殊的“生意腔”，信函读起来使人感到非常

热情、友好，就像朋友之间的谈话那样简单、自然、人性化。无论是歉意的道歉

函，还是善意的劝说函，或者购买函，完全可以通过信函中的语气、语调来表现。

(二)内容直接性

企业每天都要阅读大量信函文件。商务信函不需要用华丽的词句。所以，

商务信函要写得简明扼要，短小精悍，切中要点。用简洁朴实的语言来写信函，

使信函读起来简单、清楚、容易理解。当涉及数据或者具体的信息时，如时间、

地点、价格、货号，等等，要用语精确，使交流的内容更加清楚，这更有助于加

快商务活动的进程。

(三)态度真诚性

商务信函要能够充分体现真诚、礼貌。不管说什么，都要带着诚意去说。

把写好的商务信函拿起来读一遍，确保如果此时对方正在电话中与你通话，他一

定能够感受到你的自然、真诚和礼貌。这里所说的礼貌，并不是简单用一些礼貌

用语，而是体现了一种为他人考虑，多体谅对方心情和处境的态度。

(四)主旨单一性

商务信函具有纯粹的业务性，一般要求专文专事，内容集中单一，围绕

公务，突出主旨。

(五)格式规范性

商务信函结构类似于一般的书信，有称呼、有正文、有署名。外贸商务

函、电的写作则必须依照国际惯例，用英语或对方国家所使用的语言书写，在文

法和书写格式上也要符合对方的语言规范和习惯。

(六)地位平等性

商务信函是两个平等法人之间的往来文书，反映双方平等、互惠互利的

关系。商务信函的写作应相互尊重，以礼相待。

(七)要求时限性

商务信函是在商务活动的每个环节中形成的，每封信函都是一定时限内

的双方意愿的明确表达。因此，接收对方的信函后必须及时回复。目前，信函的

传递越来越多地使用图文传真、电子邮件等快速传递形式，以适应这一特点的需

要。

商务信函一般由三部分组成：信头、正文、信尾。

(一)信头

信头即信函的开头，由发信人名称及地址、标题、函号、称谓、收信人

地址和单位等组成。

1发信人名称及地址

发信人名称及地址一般写明发信人企业单位名称及详细地址。还包括电

话号码、电报挂号、专用电码、电传、传真、网址等商务联系信息。

2.标题

作为商务信函，它与一般的普通信件不同，只要不是企业单位个人与个

人之间的交流，商务信函一般可以有标题。标题位置在信文首页卜方，居中书写，

其内容是标明事由。事由要求概括出函件的主旨、中心，使收信人通过标题就对

信文的主要内容有大致的了解。常见的商务信函标题有以下两种形式：

(1)由事由加文种名称“函”构成，如“关于要求承付打印机货款的函”、

“推销函”、“订购函”、“索赔函”等。

(2)先写“事由”二字，加冒号提示，然后直接标写该信函的内容，如

“事由：机动车索赔”。

3函号

函号即编号，分为对方编号和己方编号。在外贸业务信函的信头上注明

编号，可保证信函便于管理和查阅。

函号位置一般出现在标题右下方或信头的左上方。常见的有两种形式：

一是仿效行政公文发文字号的格式，采用“x函〔xxxx〕x号”或(xxxx)“函第

x号”的形式;二是采用直接编号的形式，如“第x号”。

4称谓

称谓是对收信人或收信单位的称呼，一般写受文者的尊称，这是商务信

函必须的一项。其位置一般在标题或函号的左下方，单独占行，顶格书写，后面

用冒号。书写时