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办公用品采购入库管理规定

第一章总则

第一条为规范公司办公用品采购管理、控制办公用品费用支出，以及完善办公用品出入库

的管理，根据公司实际情况，特制订本制度。

第二条办公用品种类

A类：福利用品、办公机具、劳保用品、植物、食堂等行政服务类物品。

B类：其他行政服务物品【文具类、印刷品、文印耗材、清洁用品、招待用品（如

矿泉水、茶叶等）、药品】。

C类：维修类物品。

第二章采购管理

第一条采购原则

一、物资管理部负责办公用品的采购管理工作，并具体承办采购事宜。

二、办公用品按照按需采购，按需发放的原则。采购周期一般控制在10个工作日内，

特殊订购物品除外。

三、采购担当严格按照审批后《办公用品申购表》进行采购，不得随意增加采购品种

和数量，没有经过审批的物品，不得擅自购买。

四、如遇紧急采购，需要口头或者邮件经物资管理部部长或分管副总经理，获得批准

后才能进行采购，事后需要在两个工作日内补办《办公用品申购表》。

第二条采购审批程序

一、需求部门填写《办公用品申购表》，其中A类福利用品、办公机具、劳保用品、

植物、食堂等行政服务类物品经分管副总经理或总经理审批后进行采办。B类其他行政服务

类物品（文具类、印刷品、文印耗材、清洁用品、招待用品（如矿泉水、茶叶等）、药品）

经人事行政部部长审批后进行采办。C类维修类物品经分管副总经理或总经理审批后进行维

修。

二、各部门填写《办公用品申购表》时进行A类物品和B类物品分类申请，如遇同一

张《办公用品申购表》同时有A类物品和B类物品或者A类物品和B类物品以及C类维修

类物品经总经理审批后进行采办。

第三条物品的验收

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物资到公司后采购担当应按照送货单填写《FSS验收单》，物资验收应由请购人员

进行验收，验收时间不超过3个工作日，如验收不符合，应及时与采购担当进行联系，对物

品进行换货或退货处理。

第三章仓库出入库管理

第一条物资验收入库

一、请购人员（与采购人员不为同一人）验收合格的物品，方可入库。

二、对入库物资核对、清点后，库管员及时根据验收单，经请购人员、部长签字后，制

作入库单、录入系统（原则上要求制单员与审核员不为同一人）。库管员、财务、采购员各

持一联验收单，用于留存、做账及请款报销等。

三、库管要严格把关，有以下情况时可拒绝验收或入库：

1、未经有权审批人批准的采购（审批权限按照本规定第二章第二条相关规定执行）。

2、与《办公用品申购表》不符的采购物资。

第二条物资的库内保管

一、物资入库后，需按不同类别、性能、特点和用途分类整理、存放。

二、库管员对常用或每日有变动的物资要随时盘点，若发现误差须及时找出原因并处理。

三、及时根据领料单录入系统，更新库存信息。

四、定期（月末）盘点库内存货，确保系统数据的准确性和可靠性。

第三条物资的领用出库

一、库管员凭领料人的领料单如实领发，不得随意增加或减少领用物品数量。若领料单

上主管未签字、字据不清或被涂改的，库管员有权拒绝发放物资。

二、库管员根据进货时间必须遵守“先进先出”的仓库管理制度原则。

三、根据提前收到经批准的领料单通知领料人员。库管员及时根据经批准的领料单，制

作出库单、录入系统。库管员持一联领料单留存、财务部持出库单及一联领料单。

四、需要领用库存外新种类物品时，使用者需按要求填写请购单，经批准后交采购人员

及时采购，方可领用。

五、任何人在未办理领料手续不得以任何名义从库内拿走物资，不得在货架或货位中乱

翻乱动，库管员有权制止和纠正其行为。

六、以旧换新的物资一律交旧领新。

第四条借用物品管理

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一、因工作生产需要临时借用的劳保用品及办公用品，可根据实际情况酌情办理借用手

续，登记后暂时不作正常出库处理。

二、符合劳保用品及办公用品及借用条件时，借用人应持经过本部门批准的《公司物品

临时借用单》，经过物资管理部审核后向仓库办理借用和归还手续。

三、仓库做好借用和归还记录，借用人未及时归还借用物品的