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礼貌原则在商务信函的体现

随着全球经济一体化的发展，世界范围内的经济交流不断增

多，商务信函逐渐成为开展对外经济贸易业务的一种重要手段。

在商务信函的来往中，双方的观点得以表达，信息得以共享，想

法得以沟通。商务信函能够在买卖双方中搭建桥梁，使合作在交

流中得以实现。而商务信函的特点和功能决定了商业信函必须注

重礼貌策略的表现。

一、突出对方本位

1、以对方为重的态度

在商务信函写作过程中，我们应当从对方利益出发，考虑对

方的处境，使对方感到自己的处境被理解，自己的地位受到尊

重，从而有力的促成合作。因此，在商务信函的写作过程中，要

尽量使用第二人称代词you和your，而较少用第一人称代词I，

we，my和our，即所谓的yourattitude。例如：

第一句：Youractiveparticipationinthisconference

willbehighlyappreciated.

第二句：Wewillhighlyappreciateyouractive

participationinthisconference.

第一句没有站在对方立场表达观点。我们认为这种语气是以

自我为中心，没有令对方感觉到尊重和重视。而第二句则以对方

为中心，充分考虑了对方的感受，是礼貌原则的良好应用。需要

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注意的是，在收信人有过失时，刻意使用you，实际上强调了对方

的错误，使对方面子上过不去，而多用we和I却更能体现your

attitude的内涵。

2、肯定态度的应用

一封撰写成功的商务信函，一定持有一种肯定的态度。人们

更倾向于接受肯定的事物，所以在写信时可以将否定态度转化为

肯定态度，以便缓和语气。如：

第一句：Wemakenorefundsafter3-monthguarantee

hasrunout.

第二句：Wecanonlymakerefundsduringthe3-month

guaranteeperiod.

上面两句表达的意思是一样的，但是收信人更倾向于第二

句，因为第二句给了对方肯定的答复。在商务信函写作中，我们

应当采取一种肯定的态度，这有助于你和你的公司建立起与收信

人的良好关系。

二、词汇的运用，使用礼貌语言

1、选用积极意义的词语

一封在语言上经过周密考虑的信函不仅能传递信息，而且能

够传递情感，还能体现出我方客气周到的态度。在商务信函中应

当选用积极意义的词语，如pleased，satisfy，obliged，

wele等。特别是在有关催款、投诉、索赔等信函中，即便我方无

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过错，也要对对方的积极努力给予肯定与赞扬，做到周到得体。

例如：

第一句：IwouldappreciatehavingyourreplybyJuly

1stsothatwecanarrangethemeeting.

第二句：Youkindinvitationthistimeismostwele.

第一句中的wouldappreciate，第二句中的Youkind

invitation都传递出了写信方客气和周到的态度，能够使人更乐

于接受，从而更有利于双方的交流合作。

与此相反，no，cannot，claim，plaint，

inefficiency等消极词汇应尽量避免出现。过于直白地加以否

定，会令对方深感不悦，甚至会使对方失去合作的兴趣。所以，

在商务英语信函的写作中，应尽量减少消极词汇的使用，使语气

更加委婉。例如：Thankyouforcallingourattentionto

thelatearrivalofthesles.更深刻的体现了得体原则，而

Wehavereceived