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材料采购供应管理制度

第一章总则

为规范材料采购与供应管理，提升采购效率和质量，降低采购成本，确保公司各项工作顺利进行，根据相关法律法规及公司内部规章制度，特制定本制度。材料采购供应管理制度旨在明确采购流程、责任分工、监督机制等，以确保材料的及时、合规、经济供应。

第二章制度目标

1.确保材料供应的及时性：通过合理的采购计划和流程，确保各部门对材料的需求得到及时满足。

2.提升采购质量：通过严格的供应商选择和材料验收机制，确保采购材料符合质量标准。

3.降低采购成本：通过集中采购与谈判，降低材料采购成本，提高资金使用效率。

4.规范采购流程：建立标准化的采购流程，确保采购活动透明、公正，提高管理效率。

5.维护合规性：确保所有采购行为遵循相关法律法规及公司内部规章，防范采购风险。

第三章适用范围

本制度适用于公司所有部门的材料采购活动，包括但不限于办公用品、生产材料、设备配件等。所有涉及采购的员工和供应商均需遵循本制度。

第四章采购管理规范

4.1采购计划

1.各部门应根据年度工作计划和预算，制定年度材料采购计划，并于每年年底提交至采购部。

2.采购部根据各部门需求，汇总形成公司材料采购计划，并提交管理层审批。

4.2供应商选择

1.采购部负责对潜在供应商进行评估，评估内容包括：资质、信誉、产品质量、交货能力、售后服务等。

2.采购部应建立供应商名录，并定期对供应商进行评估和审核，确保其持续符合公司采购要求。

4.3采购流程

1.需求提出：各部门根据实际需求填写《采购申请表》，并提交给采购部。

2.需求审核：采购部对申请进行审核，确认需求的合理性和合规性。

3.询价和比价：采购部应至少向三家合格供应商询价，并进行价格、质量、交货期等的比较。

4.合同签订：确定供应商后，采购部与其签订采购合同，明确价格、数量、交货期及售后服务等条款。

5.材料验收：材料到货后，各部门应对材料进行验收，确保其质量符合合同要求，并填写《材料验收单》。

4.4采购记录

1.采购部应建立完整的采购档案，包括采购申请、询价记录、合同、验收单等，确保资料的完整性和可追溯性。

2.所有采购记录应至少保存三年，以备日后查阅和审计。

第五章监督机制

5.1内部审计

1.公司应定期开展内部审计，检查采购流程的合规性和有效性，确保制度的落实。

2.审计结果应形成报告，并提交管理层，必要时采取整改措施。

5.2反馈机制

1.各部门在采购过程中如发现问题，需及时向采购部反馈，并提出改进建议。

2.采购部应定期召开会议，听取各部门意见，持续优化采购流程。

第六章责任分工

1.采购部：负责材料采购的整体管理，包括需求审核、供应商选择、合同签订及材料验收等。

2.各部门：负责提出材料需求，配合采购部进行需求审核及材料验收。

3.财务部：负责审核采购合同的支付条款，确保资金使用合规。

4.管理层：负责对采购工作的监督与指导，确保制度的有效实施。

第七章附则

1.本制度由采购部负责解释，自发布之日起实施。

3.本制度的实施情况将定期进行评估，以确保其适应公司发展和市场变化。

第八章结束语

材料采购供应管理制度的实施，将有助于提高公司的采购效率和材料质量，降低采购成本，维护公司的合法权益。各部门须认真学习和遵守本制度，共同推动公司的发展与进步。