大年华超市采购职责和管理制度.docxVIP

大年华超市采购职责和管理制度

第一章总则

为提高大年华超市的采购管理水平，规范采购行为，确保采购活动的合法性、合理性和高效性，特制定本制度。通过对采购流程的科学化管理，保障超市各类商品的及时供应，提升顾客满意度，最终实现企业的可持续发展。

第二章制度目标

1.明确职责：清晰划分采购部门及相关人员的职责，确保各项采购活动的有序进行。

2.规范流程：制定标准化的采购流程，降低采购风险，提高采购效率。

3.保障合规：确保所有采购活动符合国家法律法规及行业标准，避免法律风险。

4.成本控制：通过合理的采购策略，降低采购成本，提高资源利用效率。

5.质量管理：确保所采购商品的质量符合超市的要求，维护消费者的权益。

第三章适用范围

本制度适用于大年华超市所有与采购相关的部门及人员，包括但不限于采购部、财务部、仓储部及各门店。所有供应商及合作伙伴在与大年华超市进行采购交易时，亦应遵循本制度。

第四章采购职责

4.1采购部职责

1.市场调研：负责对市场行情进行调研，了解供应商信息，收集商品价格及质量信息。

2.供应商管理：建立和维护供应商档案，定期评估供应商的供货能力、信用状况和商品质量。

3.合同谈判：负责与供应商进行合同谈判，确保采购合同的合法性和有效性。

4.采购计划制定：根据市场需求和销售预测，制定年度及季度采购计划。

5.采购订单管理：负责采购订单的发放、跟踪和管理，确保订单的及时履行。

4.2财务部职责

1.预算审核：对采购部门提交的采购预算进行审核，确保预算的合理性和合规性。

2.付款管理：负责采购款项的支付，确保付款流程的合规性和及时性。

3.成本分析：定期对采购成本进行分析，提出优化建议。

4.3仓储部职责

1.库存管理：负责对采购商品的入库、存储、出库等全过程进行管理，确保库存的准确性。

2.品质检查：对入库商品进行质量检查，确保商品符合超市的质量标准。

3.协同配合：与采购部密切配合，确保商品的及时到货和上架。

4.4各门店职责

1.需求反馈：及时向采购部反馈商品需求信息，确保采购计划的准确性。

2.销售数据提供：提供销售数据与市场动态信息，帮助采购部优化采购决策。

3.商品陈列：确保采购到的商品及时上架，并做好商品陈列和促销。

第五章采购流程

5.1采购计划制定

1.需求收集：各门店及部门根据销售情况及市场需求提交采购需求。

2.计划审核：采购部审核需求，制定采购计划，并报财务部审核预算。

5.2供应商选择

1.供应商评估：对潜在供应商进行评估，考察其资质、信誉及供货能力。

2.招标流程：对于大宗商品采购，需进行招标，邀请合格供应商进行报价。

5.3合同签订

1.合同草拟：采购部根据谈判结果草拟采购合同，明确采购数量、价格、交货期等条款。

2.合同审核：合同草拟后，需提交法律顾问审核，确保合同的合法性。

3.合同签署：经审核无误后，采购部与供应商签署合同，并归档保存。

5.4采购执行

1.下达采购订单：根据合同内容，向供应商下达采购订单。

2.跟踪订单进度：定期与供应商沟通，了解订单进度，及时处理异常情况。

5.5收货与验收

1.商品入库：仓储部负责对到货商品进行入库，记录库存信息。

2.质量检查：对入库商品进行质量检查，确保符合合同约定的标准。

3.不合格品处理：对不合格商品及时进行处理，必要时通知供应商进行更换。

第六章监督机制

6.1监督部门

采购部、财务部及内部审计部共同负责对采购活动的监督，确保采购流程的透明和合规。

6.2采购记录

所有采购活动需详细记录，包括采购需求、供应商选择、合同签署、订单执行及验收结果等。

6.3定期审计

每季度由内部审计部对采购活动进行审计，确保制度的执行情况，并提出改进建议。

第七章评估与改进

1.定期评估：每年对采购制度进行全面评估，依据市场变化和公司需求进行调整。

2.反馈机制：各部门可对采购制度提出意见和建议，采购部需定期收集并整理反馈信息。

3.持续改进：建立持续改进机制，针对发现的问题及时进行整改，优化采购流程。

附则

本制度由大年华超市采购部解释，自颁布之日起实施。若有未尽事宜，依照国家法律法规及相关行业标准执行。制度如需修订，需经采购部提出，报公司管理层审核通过后实施。

以上是大年华超市采购职责和管理制度的详细内容，务求为企业的采购管理提供科学、规范和可操作的指导。通过制度的落实，确保超市的采购活动高效、有序地进行，最终实现经营目标的达成。