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文件资料管理制度

第一章总则

为规范本单位文件资料的管理，确保文件资料的安全、完整和高效利用，提升管理效率，依据国家相关法律法规及行业标准，特制定本制度。文件资料是单位工作的重要依据，是信息传递和决策支持的基础，合理的管理制度有助于提高工作效率，防范信息泄露及资料损毁的风险。

第二章适用范围

本制度适用于本单位所有部门、员工及外部合作单位涉及的文件资料管理活动，包括但不限于：

1.文件的收集、整理、归档、保管和查阅。

2.文件的借用、转递、销毁及信息披露。

3.电子文件的管理及安全保障。

第三章制定依据

本制度的制定依据包括：

1.《中华人民共和国档案法》

2.《信息产业部令第33号——计算机信息系统安全保护条例》

3.行业内相关管理规范及标准

第四章文件资料管理的任务与职责

4.1任务

1.负责文件资料的收集、整理、归档、保管和查阅。

2.确保文件资料的安全性、完整性和可用性。

3.提供高效的信息支持，保障各项工作的顺利开展。

4.2职责

1.各部门负责人对本部门的文件资料管理工作负主要责任。

2.综合管理部负责全单位文件资料管理工作的统筹协调与监督。

3.资料管理员负责文件的具体管理工作，确保文件的完整性和安全性。

第五章文件资料的收集与归档

5.1收集

1.各部门需定期收集相关的文件资料，包括会议纪要、报告、合同、通知、决策文件等。

2.收集的文件资料应确保信息的完整性和准确性。

5.2归档

1.文件资料归档应按照统一的分类标准进行，确保资料的有序管理。

2.归档文件应包括以下信息：

-文件名称

-创建时间

-归档人

-所属部门

-文件编号

3.归档文件应定期进行整理和审核，确保文件资料的更新与准确。

第六章文件资料的保管

6.1保管要求

1.所有纸质文件应存放在专门的档案室内，采取防火、防潮、防盗等安全措施。

2.电子文件应存储在单位指定的电子文档管理系统中，设置合理的访问权限，确保信息安全。

3.定期检查档案室及电子文档存储设备的安全性，保证文件资料的完整性。

6.2责任划分

1.资料管理员应定期对档案进行清理与维护，确保文件资料的完好无损。

2.任意文件资料的借出、转递需由资料管理员进行登记，并及时更新文件的归档状态。

第七章文件资料的查阅与借用

7.1查阅

1.员工如需查阅文件资料，应填写查阅申请，获得资料管理员的批准。

7.2借用

1.文件资料原则上不外借，特殊情况下需借用的，须经部门负责人批准。

2.借用文件资料时，应填写借用登记表，记录借用人信息、借用时间及归还时间。

第八章文件资料的转递

8.1转递流程

1.文件资料转递应由资料管理员负责，确保资料的安全转递。

2.转递的文件应密封并附上转递通知单，记录转递单位、日期及接收人信息。

8.2责任与审核

1.转递过程中，任何损毁或丢失的责任由转递人承担。

2.接收单位应在接收时核对文件资料的完整性，并及时反馈。

第九章文件资料的销毁

9.1销毁原则

1.对于不再需要的文件资料，应按照单位规定的文件销毁流程进行处理。

2.销毁的文件资料需制定销毁清单，记录销毁时间、方式及相关责任人。

9.2销毁审核

1.文件资料的销毁需经过部门负责人及综合管理部审核批准，确保不会影响单位的正常运作及信息安全。

第十章监督与评估机制

10.1监督机制

1.综合管理部定期对文件资料管理制度的执行情况进行检查，确保制度的有效落实。

2.各部门应定期提交文件资料管理工作总结，反馈执行中的问题及改进建议。

10.2评估与改进

1.根据监督检查结果，对制度的实施效果进行评估，及时提出调整建议。

2.定期召开文件资料管理工作会议，交流经验，分享最佳实践，提升管理效能。

附则

1.本制度由综合管理部负责解释，自发布之日起实施。

2.本制度如需修订，需经单位管理层讨论通过后方可实施。

通过以上制度的制定与实施，旨在确保本单位文件资料管理的规范性与科学性，提升工作效率，保障信息安全，为单位的长远发展奠定良好的基础。