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档案归档制度

第一章总则

为了加强档案管理，保障档案的安全性和有效利用，依据国家及行业相关法规、政策制定本档案归档制度。档案是记录组织历史、运营情况及员工信息的重要凭证，在组织管理、决策以及评估中发挥着不可替代的作用。通过建立健全的档案归档制度，确保档案管理的科学化、规范化，提升组织整体管理水平。

1.1制度目标

本制度旨在：

-规范档案的收集、整理、归档和利用流程。

-确保档案的完整性、安全性和可追溯性。

-提高档案管理的效率，方便相关人员查阅和使用档案信息。

-促进档案信息的共享与交流，提升组织的决策支持能力。

1.2适用范围

本制度适用于本组织内部所有部门和员工，涉及的档案包括但不限于：

-人事档案

-财务档案

-业务档案

-合同档案

-项目档案

第二章档案管理任务

档案管理的主要任务包括：

-收集：按照相关规定，收集各类档案材料。

-整理：对收集的档案材料进行分类、编号及装订，确保档案信息的系统性。

-保管：保障档案的安全存储，定期检查和更新档案状态。

-查阅与借用：设立查阅和借用流程，确保档案信息的有效使用。

-转递：规范档案转递流程，确保档案在组织内部的流转安全。

第三章档案的收集与归档

3.1收集流程

档案材料的收集由综合服务部牵头，其他部门配合完成。收集的材料必须包括但不限于以下内容：

-员工登记表

-个人简历

-绩效考核材料

-各类证书复印件

-奖惩记录

-劳动合同

-其他相关文件

3.2归档要求

-所有归档材料必须确保字迹工整、内容完整。

-综合服务部负责对不符合要求的材料进行纠正和完善。

-归档材料需依照类别分类，并逐一编号存档，建立电子档案数据库。

第四章档案的保管

4.1保管责任

档案由综合服务部专人负责保管，确保档案的安全性。具体保管措施包括：

-将档案存放于专用档案室，使用防火、防潮、防盗的设施。

-定期对档案进行检查，确保完整无缺。

-档案的交接需填写清单，由双方签字确认，确保责任到人。

4.2档案存储条件

-档案库房应符合国家相关规定，具备防火、防潮、防盗等安全措施。

-无关人员不得随意进入档案库房，确保档案安全。

第五章档案的查阅与借用

5.1查阅流程

-员工或外单位人员需查阅档案时，需提出书面申请，经过综合服务部审核批准。

-查阅档案时，需填写查阅登记表，记录查阅时间、目的及其他相关信息。

5.2借用规定

-档案原则上不外借，特殊情况需经执行总裁批准。

-借用档案时，借用人需填写借用登记表，明确借用时间及归还日期。

-借用人需对借用的档案负责，严禁对档案进行涂改和损坏。

第六章档案的转递

6.1转递流程

档案的转递应遵循以下流程：

1.档案转递工作由综合服务部负责，档案内部调动时随人转递。

2.转递档案需密封，并填写转递通知单，注明转递原因及接收单位。

3.转递的档案应通过机要途径进行，确保信息安全。

6.2接收确认

-对转进的档案，接收部门需及时核对与转递通知单一致，并进行签字确认。

-对于未及时收到的档案，接收部门需及时反馈给综合服务部。

第七章监督与评估机制

7.1监督责任

为确保档案归档制度的有效实施，设立监督小组，负责对档案管理工作的检查与评估。

7.2定期评估

每年定期对档案管理工作进行评估，检查相关流程的执行情况。评估内容包括：

-档案收集、整理和归档的规范性。

-档案查阅、借用和转递流程的合规性。

-档案保管措施的有效性。

7.3反馈机制

-设立意见反馈渠道，收集员工对档案管理工作的意见和建议。

-定期召开评估会议，研讨档案管理中存在的问题，并提出改进措施。

附则

本制度由综合服务部负责解释，自颁布之日起实施。根据组织发展的需要，制度内容可进行适时修订，修订流程需经过管理层审批。

通过以上档案归档制度的制定，旨在提升组织的档案管理水平，确保档案的安全与有效利用，进而为组织的决策和管理提供强有力的支持。希望各部门和员工能够积极配合，共同推进档案管理工作，为组织的发展贡献力量。