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进出口企业外贸单证保管管理制度

第一章总则

为加强进出口企业外贸单证的管理与保管，确保单证的完整、安全和有效利用，根据国家有关法规及行业标准，特制定本制度。本制度旨在规范外贸单证的收集、整理、保管、借阅和转递流程，提高工作效率，保障企业的合法权益。

第二章适用范围

本制度适用于本企业所有涉及外贸单证的部门及员工，包括但不限于业务部、财务部、仓储部、法务部等。所有与外贸单证相关的活动均应遵循本制度。

第三章法规依据

本制度依据《中华人民共和国外贸法》、《中华人民共和国合同法》、《中华人民共和国档案法》及其他相关法律法规制定。

第四章管理规范

4.1单证收集与归档

1.责任分工

外贸单证的收集由业务部负责，财务部、法务部等相关部门配合。各部门应明确责任人，确保信息及时传递。

2.归档材料

外贸单证包括但不限于：合同、发票、提单、装箱单、出口报关单、检验检疫单证、付款凭证等。所有单证必须按照时间顺序、类别进行整理归档。

3.归档要求

4.2单证保管

1.保管责任

外贸单证由综合服务部专人负责保管，具体负责人应定期进行培训，掌握档案保管的基本知识及技能。

2.存放要求

所有单证应存放在专用档案柜中，档案柜需具备防火、防潮、防盗等安全措施。单证应逐一编号登记，并建立电子档案以便于查询。

3.年度检查

每年必须对存档单证进行一次全面核查，确保档案的完整性和安全性。

4.3单证查阅与借用

1.查阅申请

员工如需查阅外贸单证，须填写查阅申请表，经综合服务部审核批准后方可查阅。查阅时应遵守保密制度，严禁对档案进行涂改或破坏。

2.借用规定

外贸单证原则上不允许外借。特殊情况需外借时，须经执行总裁审核批准，借用人员需签署借用合同，承诺归还的时间及责任。

3.借用登记

借用单证时，需填写借用登记表，记录借用人、借用时间、归还时间及其他相关信息。借用期满后，借用人应及时归还，并进行确认登记。

4.4单证转递

1.转递流程

单证转递必须由综合服务部负责，转递过程中应确保密封，禁止个人携带。转递的单证需填写转递通知单，并通过机要途径进行。

2.核对要求

对转进的单证，责任部门应及时核对，确保信息的准确性，办理通知单回执。

第五章监督机制

5.1监督职责

综合服务部负责本制度的实施监督，定期对各部门的单证管理情况进行检查，确保制度执行到位。

5.2反馈机制

各部门应定期向综合服务部反馈单证管理中存在的问题，并提出改进建议。综合服务部应及时进行汇总和分析，提出改进方案。

5.3评估考核

每年对各部门外贸单证管理工作进行评估，对表现优秀的部门给予表彰，对不符合要求的部门进行整改，并对整改情况进行跟踪检查。

第六章附则

本制度由综合服务部解释，自发布之日起实施。根据实际情况及法规变化，适时对制度进行修订。

第七章其他相关条款

1.保密要求

所有外贸单证包含的商业秘密及客户信息应严格保密，相关责任人应签署保密协议，确保信息安全。

2.培训与宣传

定期组织外贸单证管理相关培训，提高员工的管理意识和能力，确保制度的有效实施。

3.制度的修订与更新

本制度应根据实际情况及法律法规的变化进行定期修订，修订内容应及时通知所有相关部门及员工。

结语

通过本制度的实施，旨在提高我企业外贸单证的管理水平，确保信息的安全与合规，为企业的可持续发展提供有力保障。各部门及员工应积极配合，认真落实本制度的各项要求，共同维护外贸单证管理的有效性与安全性。