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电子档案管理目录表(精选6篇)

第1篇:电子档案管理目录表

最后,采用信息技术还能提高文件传递速度和安全性。普通闪存的读

写速度都是以MB/为单位,这样的速度是传统书写无法比拟的;存储卡体积

小重量轻,两个手指就能轻松移动,如果传递记录着5亿文字的纸质档案,

这是无法想象的。在安全性方面,高校档案经常涉及异地传递等远距离传

送,文件在邮递过程中丢失等情况时有发生,导致一些重要文件的遗失,信

息在调用过程中的丢失或延误,都给档案人员归档和其他人员检索利用造

成很大不便。所以充分利用网络进行共享传递,能够有效提高文件的安全

性和时效性。2.电子档案在应用中的风险当然,电子档案也不是万无一失

的。事实上,电子档案在存储和使用的过程中,都存在着一定程度的风险。

(1)电子档案存储的安全性。由于存储设备具有高速读写速度,倘若被盗取,

受侵害的程度将远大于传统媒质。另外,由于信息化手段采用统一字体、

统一标识,丧失了手写汉字的特征性,不利于真假鉴别,受侵害的文件不易

被发现。由于网络的风险性存在,通过网络的远距离调用存在信息被修改、

被盗用等风险。由于高校保存的档案多是学生、教职工的关键信息,安全

问题不可忽视。(2)电子档案数据的完整性。对于传统的手工文件,一次的

笔误或处理失误,其影响范围有限,而且容易在后面的录入过程中被发现。

而批量处理的文件,一次处理的文件量极大,一次误操作就可能造成大范围

的结果受影响。此外,文件多处于开放状态,更新不及时,便可能造成信息

丢失。另外电子文件结构复杂,存储方式多样,在各种方式转换中也容易造

成信息的缺失。(3)电子档案的长期可读性。电子档案的信息存储在不同

的介质上,信息的存储和读取都需要特定的设备,造成了信息对软硬件的依

赖。当前电子技术发展迅速,计算机软硬件的更新换代速度快,如果兼容性

不够好,也可能造成信息的丢失,从而直接缩短了电子档案的寿命。三、电

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子档案管理在高校档案管理中的应用针对电子档案在实际运用中所涉及的

风险问题,可以采取以下措施进行预防:第一,加强电子档案存储设备以及

网络的安全性。首先,保障存储设备的安全,专机专用,定时进行软硬件更

新升级,定期对设备进行管理维护,保证存储设备的良好状态;定期对存档

文件更新备份,防止文件在意外情况下的丢失;还可以通过网络防火墙、身

份验证、数字签名、病毒预防以及档案及时备份、严格规定读写权限,加

强电子档案在存储处理过程中的安全性,确保电子文件在存储、传输过程

中的安全、保密,预防电子文件被其他用户非法访问和随意删改,应当不断

改进现代化管理手段,努力提升馆藏档案的安全保护水平。第二,规范操作

流程,杜绝档案在操作过程中的风险。首先加强人员的职业道德意识和安

全操作规范培训,使档案管理员具备较高的职业操守,同时通过规范的操作,

杜绝在人员操作的过程中存在的漏洞。其次,尽量统一各单位档案存储的

格式、处理软件,防止文档在格式转换或者由于软件兼容性问题被损坏。

第三,为了保证电子档案的寿命,使用多种媒介手段进行备份存储,同时及

时升级和更新存储技术,保证文件存储的安全性和可读性。严格控制管理

人员的权限,做到职责权限同步,防止由于管理人员操作时对其他信息造成

的无意删改。四、结论在这个高度信息化的时代,信息技术无疑为档案管

理,特别是数据量大、更新频繁和远程需求大的高校档案管理注入了新鲜

血液。继续采用传统的手工方式已经无法满足高校规模发展的需要,只有

把工作重点放在信息化管理,网络资源化建设,充分利用信息高速路的优越

性,才能使高校的档案管理更健全、更高效。

第2篇:电子档案管理目录表

需求分析说明书

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