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商会档案管理制度

第一章总则

为加强商会档案管理，保障档案的安全和有效利用，根据国家有关法规和商会内部管理规范，特制定本制度。商会档案是记录商会历史、活动、成员信息及其他重要事项的文件材料，是了解和管理商会的重要依据。

第一条目的

本制度旨在建立健全商会档案管理体系，提高档案管理的科学性和规范性，确保档案信息的安全、完整、有效，便于查阅和利用。

第二条适用范围

本制度适用于商会内部所有档案的管理，包括但不限于会议记录、成员信息、财务报表、活动策划及执行文件等。

第三条法规依据

本制度依据《中华人民共和国档案法》、《商业会章程》及相关行业标准制定。

第二章档案工作任务

第一条档案管理任务

商会档案管理的主要任务包括：

1.收集、整理和归档各类档案材料；

2.保障档案的安全存储和保密管理；

3.负责档案的查阅、借用和转递工作；

4.定期对档案进行整理、审查和更新；

5.为商会活动和决策提供必要的档案支持。

第二条责任分工

档案管理工作由商会秘书处负责，秘书处应指定专人负责档案管理，确保档案工作有效落实。

第三章档案的收集与归档

第一条档案收集

档案收集工作由秘书处和各部门协作完成，内容包括：

1.商会章程及相关政策文件；

2.会议记录、决议及通知；

3.成员登记表及个人资料；

4.财务报表及审计报告；

5.各类活动策划及执行记录；

6.其他与商会活动相关的重要文件。

第二条档案归档

1.收集到的档案材料应在每季度末进行整理和归档。

2.所有档案材料需按照时间、类别进行分类整理，并逐一编号登记，确保档案信息的完整性和可追溯性。

3.归档材料必须字迹工整、内容完整，秘书处对不符合要求的材料有权要求其重新补充。

第四章档案的保管

第一条档案存储

1.档案由秘书处专人负责保管，所有档案应存放在专用档案室，确保档案的安全性。

2.档案室应具备防火、防潮、防盗等安全设施，并定期进行检查和维护。

第二条档案管理

1.档案室应建立详细的档案管理台账，记录每一份档案的存放位置、借阅情况等信息。

2.每年定期对档案进行清点和核对，确保档案的完整性和安全性。

第五章档案的查阅与借用

第一条查阅流程

1.需要查阅档案的人员应提前向秘书处提出申请，说明查阅目的。

2.秘书处应在收到申请后3个工作日内给予回复，必要时可要求提供相关证明材料。

第二条借用规定

1.档案原则上不外借，特殊情况下需外借时，须经商会会长或秘书长批准。

2.借用者需填写借用登记表，并承诺对所借档案的保密和安全负责。

第六章档案的转递

第一条转递流程

1.档案转递工作需认真负责，内部调动时档案随人转递。

2.转递档案时，秘书处应对档案进行密封，禁止个人私自携带。

第二条转递记录

1.转递的档案需填写转递通知单，并通过机要途径转递。

2.接收方应在接收后及时核对无误，并办理通知单回执。

第七章监督与评估机制

第一条监督机制

1.商会应定期对档案管理工作进行检查，确保本制度的落实。

2.秘书处应定期向商会领导汇报档案管理情况，提出改进意见。

第二条评估机制

1.每年对档案管理工作进行评估，评估内容包括档案的完整性、安全性及使用效率等。

2.根据评估结果，不断完善档案管理制度，优化管理流程。

附则

第一条解释权

本制度的解释权归商会秘书处，秘书处有权根据实际情况对本制度进行修订。

第二条生效日期

本制度自发布之日起生效，所有商会成员应严格遵守。

第三条未来修订

通过以上制度的设计，商会将能够有效地管理档案，提高工作效率，确保档案的安全与有效利用，为商会的可持续发展提供强有力的支持。