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电子邮件管理程序

-ISO27001体系文件

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1目的

为了对组织内员工使用电子邮件（Email）情况进行有效的控制，

特制定本程序。

2范围

本程序适用于组织内电子邮箱的管理和员工使用电子邮件管理。

3职责

3.1行政中心

负责批准组织内电子邮箱的使用申请。

3.2研发中心

负责组织的电子邮箱的开通、注销及日常维护管理；

负责员工使用电子邮件情况的监控。

4相关文件

《信息安全管理手册》

《信息系统访问与使用监控管理程序》

《电子邮件使用准则》

5程序

5.1电子邮件使用策略

因工作需要的组织内的员工均可申请公司电子邮箱，组织的电子

邮箱的账号密码必须符合公司邮箱的命名规则；

不得使用组织的电子邮箱发送、转发、收取机密信息，不得使用

个人电子邮箱发送、转发、收取机密和秘密信息；

组织有权对员工使用组织的电子邮箱情况、在组织内网络使用个

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人电子邮箱情况以及传送的内容进行监视和记录，并对其内容进行存

储备份以用于法律目的。

使用电子邮箱应遵循《电子邮件策略》规定。

5.2电子邮箱分类

分为内部邮箱和外部邮箱，每个员工均有自己的内部邮箱，外部

邮箱的开通需要特殊申请，并谨慎开通。

原则上，组织只为个人设置一个电子邮箱。

个人邮箱是组织为员工个人提供的具体邮件地址，由员工个人申

请使用。

电子邮件系统邮箱的增删处理由研发中心操作执行。

5.3电子邮箱的申请、使用

新员工入职时，在分配完个人PC机之后，研发中心工作人员为

其开设电子邮箱。

电子邮箱的用户名原则为用户中文名全拼，初始密码为888888，

此密码应该在员工第一次使用时立即更改。当邮箱发生重名时，则用

户名使用用户中文名全拼+阿拉伯数字序号，邮箱中文名说明上使用

员工中文名+(公司部门信息)。

原则上，电子邮箱一旦开启，不允许修改邮箱地址。

电子邮箱的使用限制如下：

a)禁止用户群发附件大于5M的邮件。

b)不得私自利用电子邮箱向同行业组织发送含附件邮件。

5.4电子邮箱的注销

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当员工离职（包括辞职、解聘、离退休）时，由员工所在部门通

研发中心招聘专员，电子邮件系统管理员负责注销此邮箱，并在《电

子邮箱一览表》注明。研发中心工作人员负责每半年检查一次电子邮

件系统的授权使用情况，填写《电子邮箱使用情况检查表》。

5.5电子邮箱的安全

研发中心负责与电子邮箱服务提供商签署含有信息安全内容的

服务协议。该协议应研发中心经理审核，报公司分管领导批准研发中

心人员负责监督电子邮箱服务协议的实施。研发中心负责电子邮箱系

统的日常维护，并监控员工使用组织电子邮箱的情况。研发中心工作