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档案归档整理方法和步骤

对机关文书档案归档整理方法和步骤进行了比较系统的归

纳总结，这是对档案业务指导工作方法的一种新的尝试，主要

是为了促进国家档案局8号令的贯彻落实。同时，我们相信，

对提高我市机关档案归档整理水平也会发挥很大的作用。

一般情况下，归档文件整理大致需要收集文件、区分归档

范围、分年度、分类别、分级别、分保管期限、修整文件、装

订、排列文件、文件编号、编制归档文件目录、装盒等程序。

一、收集文件

收集文件，就是根据党和国家的有关规定，通过一定的方

式和手续，把散存在机关内部和个人手中的文件材料，加以清

交、聚集的工作，是确保整理工作质量的前提条件和物质基础。

收集齐全完整为其基本原则。

二、区分归档和不归档材料的范围

一）归档文件材料的范围

凡是反映本机关工作活动、具有查考利用价值的文件材料

均属归档范围。1、反映本机关主要职能活动和基本历史面貌

的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件

材料。

2、机关工作活动中形成的在维护国家、个人和公民权益

等方面具有凭据价值的文件资料。

3、本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材

料；下级机关报送的重要文件材料。

4、其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。

二）不归档文件资料的范围

1、上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文

件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参

考的抄件等。

2、本机关文件资料中的重份文件，无查考利用价值的事

务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，

无特殊储存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记

实，机关内部互相抄送的文件资料，本机关负责人兼任外单元

职务形成的与本机关无关的文件资料，有关工作参考的文件资

料。

3、同级机关的文件资料中，不需贯彻执行的文件资料，

不需办理的抄送文件资料。

4、下级机关的文件资料中，供参阅的简报、情形反映，

抄报或越级抄报的文件资料。

三）机关之间分工归档的范围

为避免各机关档案移交档案馆后文件资料的反复或遗漏，

各单元之间必须明确的归档范围。

1、上级业务主管机关（部、厅、局）发来的文件，由隶

属下级机关归档，党委、政府办公室和非隶属机关一般不归档。

但对一些需要执行的政策性、法规性文件应归档。如干部管理

条例、劳动工资规定、生活待遇标准等文件。

2、上级业务主管机关召开的专业会议文件，由各隶属下

级机关归档，党委、政府办公室一般不归档。如党委或政府领

导参加了这类会议，并有重要发言，其印件和定稿（指领导发

言稿）由党委或政府办公室归档。

3、机关结合召开会议、结合行文所形成的文件资料原件

由主办机关归档，其他机关将相应的复制件或其他形式的副本

归档。

4、本机关领导人兼任外机关职务而形成的文件资料，由

兼职单元负责归档。5、临机遇构形成的文件，由临机遇构负

责归档，工作结束后，将档案移交主管部门或同级档案馆。

三、分年度

分年度，就是区分文件材料的所属年度，把属于同一年度

的文件集中，把不同年度的文件分开。现行机关的归档文件整

理工作，是按年度分开进行的，不同年度的文件一般不得放在

一起归档。

一）一般文件，归入文件制发年度（指文件最后的落款日

期）

二）跨年度的文件，归入文件内容所针对的年度

四、分类别

组织机构分类法，就是将归档文件资料按其形成或承办部

门进行分类。也就是依照立档单元的内设机构，将整个全宗内

的文件资料分成若干类别的方法。机关内有几个机构，就设几

个类，机构名称，就是类名。

问题分类法，就是按照全宗内文件材料所记述和反映的问

题分类的方法，即将记述和反映同一问题的文件集中，记述和

反映不同问题的文件分开。

五、分级别

分级别，就是在保持文件之间有机联系的基础上，将上级

机关、本机关、同级机关与不相隶属机关和下级机关的文件材

料分开整理。但对联系密切的文件，如请示与批复等，不能为

了分级别而将其分割开。

六、划分保管期限

机关文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般

分为30年、10年。永久保管的文书档案主要包括：(一)本机

关制定的法规政策