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财务档案管理制度

财务档案管理制度1

一、目的：

为了加强公司财务档案的科学管理，建立、健全会计档案的管理制度，完善

财务档案管理工作，使其规范化、系统化，特制定本制度。

二、适用范围

本制度用于财务部档案的管理。

三、档案管理职责

财务部负责档案的整理、编号、调阅、借阅等，对财务会计档案的安全、完

整、保密负责，对于应当入库保管的资料应及时入库纳入管理。

四、财务档案定义

会计档案是指会计凭证、会计账簿和会计报表以及其他会计核算的资料，它

是记录和反映经济业务的重要历史资料和证据。

五、会计档案范围

包含会计凭证、会计账簿、会计报表以及其他会计核算资料等四个部分。

（一）会计凭证

会计凭证是记录经济业务，明确经济责任的书面证明。它包括自制原始凭证、

外来原始凭证、原始凭证汇总表、记账凭证、记账凭证汇总表、银行存款（借款）

对账单、银行存款余额调节表等。

（二）会计账簿、

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会计账簿是一定格式、相互联结的账页组成，以会计凭证为依据，全面、连

续、系统地记录各项经济业务的簿籍。它包括按会计科目设置的总分类账、各类

明细分类账、现金日记账、银行存款日记账以及辅助记备查簿等。

（三）会计报表

会计报表是反映企业财务状况和经营成果的总结性书面文件，有主要财务反

映指标快报，月、季度会计报表、中期会计报表、年度会计报表。包括资产负债

表、损益表、现金流量表、会计报表附表、附注、财务情况说明书等。

（四）其他会计核算资料

其他会计核算资料属于经济业务范畴，与会计核算、会计监督紧密相关的，

由财务部门负责办理的有关数据资料。如：经济合同、财务数据统计资料、财务

清查汇总资料、核定资金定额的数据资料、会计档案移交清册、会计档案保管清

册、会计档案销毁清册等。会计电算化存贮在磁盘上的会计数据、程序文件及其

他会计资料均应视同会计档案管理。

六、会计档案的装订和保管

会计档案的装订：会计档案的装订主要包括会计凭证、会计账簿、会计报

表及其他文字资料的装订。会计凭证的装订，一般每月装订一次。装订好的凭证

按年分月妥善保管。

（一）会计凭证装订前的准备工作：

（1）分类整理，按顺序排列，检查日数、编号是否齐全；

（2）摘除凭证内的金属物（如订书钉、大头针、回形针），对大的张页或

附件要折叠成同记账凭证大小，且要避开装订线，以便翻阅保持数字完整；

（3）整理检查凭证顺序号，如有颠倒要重新排列，发现缺号要查明原因。

再检查附件有否漏缺，领料单、入库单、工资、奖金发放单是否随附齐全；

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（二）会计凭证装订时的要求：

（1）装订尽可能缩小所占部位，使记账凭证及其附件保持尽可能大的显露

面，以便于事后查阅。

（2）凭证外面要加封面，封面纸用尚好的牛皮纸印制，封面规格略大于所

附记账凭证；

（3）装订凭证厚度一般为3厘米，装订牢固，美观大方。

（三）会计凭证装订后的注意事项：

（1）每本封面上填写好凭证种类、起止号码、凭证张数。

（2）在封面上编好卷号，会计凭证装订成册后，装入会计凭证档案盒以便

妥善保护。按编号顺序入柜，并要在显露处标明凭证种类编号，以便于调阅