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房地产公司建设工程档案管理制度

第一章总则

为提高房地产公司建设工程档案的管理水平，确保档案信息的完整性、安全性和便捷性，特制定本管理制度。建设工程档案是记录工程全过程的重要文书资料，对工程管理、决策和后续服务具有重要的参考价值。因此，建立科学、系统、规范的档案管理制度是促进公司可持续发展和提高服务质量的基础。

第二章适用范围

本制度适用于本公司所有建设工程项目的档案管理，涵盖设计、施工、验收、运营等各个阶段的档案资料。涉及的档案类型包括但不限于：

1.项目立项文件

2.设计文件

3.施工合同

4.施工记录

5.验收报告

6.变更记录

7.质量检测报告

8.竣工图

9.运营维护记录

第三章管理规范

3.1档案的分类与编码

1.所有档案应根据项目阶段、类别进行分类，并建立统一的编码规则。编码规则应简单明了，便于检索。

2.建档时，应确保文件的完整性和一致性，标注清晰的标题、创建日期、责任人等信息。

3.2档案的收集与归档

1.各项目部需在各自的工作阶段及时收集相关档案材料，并在项目完成后的30日内进行归档。

2.档案材料应包括纸质文档和电子文档，电子文档需进行备份，确保数据安全。

3.各类档案材料需按规定格式整理，确保便于查阅。

3.3档案的保管

1.所有档案应由专人负责保管，纸质档案需存放在专用档案室，电子档案需存放在公司服务器上，定期进行数据备份。

2.档案室应具备防火、防潮、防盗等基本安全措施，确保档案的安全性。

3.每季度对档案进行一次清查，确保档案的完整性和有效性。

3.4档案的查阅与借用

1.档案查阅需填写申请表，经档案管理负责人批准后方可查阅。

2.借用档案需说明用途，并由借用人及其部门负责人签字确认，借用期不得超过三天，期满后须及时归还。

3.查阅人员须遵守保密制度，严禁对档案进行涂改和损毁。

3.5档案的转递

1.档案转递应由档案管理人员负责，禁止个人私自携带档案。

2.转递的档案需填写转递登记表，并由接收方签字确认。

3.重要档案应采用机要方式进行转递，确保档案的安全性。

第四章操作流程

4.1档案的收集流程

1.项目负责人负责收集各阶段的档案材料，确保材料的完整性。

2.收集完成后，由项目负责人提交归档申请，交由档案管理部门审核。

3.档案管理部门在审核后进行分类整理，并建立档案目录。

4.2档案的归档流程

1.档案管理人员按照分类标准对归档材料进行整理，确保每份文件都符合归档要求。

2.完成归档后，将电子档案上传至服务器，同时对纸质档案进行编号和存放。

3.建立档案清单，便于后续查阅和管理。

4.3档案的查阅与借用流程

1.查阅人员填写查阅申请表，说明查阅目的，并提交至档案管理部门。

2.档案管理人员审核申请并在备案后，允许查阅。

3.借用档案的人员需填写借用登记表，注明借用原因和归还日期。

第五章监督机制

5.1监督检查

1.公司每半年对档案管理工作进行一次全面检查，确保各项制度的落实情况。

2.发现问题及时提出整改意见，确保档案管理工作的有效性。

5.2反馈机制

1.建立档案管理反馈机制，鼓励员工对档案管理工作提出建议和意见。

2.定期召开档案管理工作座谈会，交流工作经验，分享管理方法。

5.3责任追究

对于违反档案管理制度的行为，视情节轻重给予相应的处罚，包括但不限于警告、罚款、调岗等措施。

第六章附则

本制度由公司档案管理部门负责解释，自发布之日起实施。制度如需修订，需由公司管理层审核并批准，确保制度的持续适用性和有效性。

总结

通过本制度的实施，房地产公司将建立起科学、系统的建设工程档案管理体系，提高档案管理的规范性和效率，为公司的发展和决策提供有力支持。希望各部门能够严格遵守本制度，共同维护公司档案管理工作的良好环境。