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商务英语信函的写作原则与技巧

商务英语信函是国际贸易中交易双方进行信息沟通的重要方式，它

撰写的好与坏对于一个企业的形象和业务有很重要的影响。下面是小编

分享的商务英语信函的写作原则与技巧，欢迎大家阅读！

?商务英语信函是一种常用的商务英语应用文，商务英语信函的内

容固然很重要，但表达方式也同样重要。商务英语信函的写作是有一定

规范的，即应遵循一定的写作原则，采用一些写作技巧，从而使商务信

函表意准确，语言流畅，更易于贸易双方的沟通与理解。

?商务英语信函是一种常用的商务英语应用文，它是贸易双方相

互了解、进行贸易往来的主要手段，在以书面形式沟通商务信息的同

时，它也体现着一个GS或机构的商务形象。因此，商务英语信函的

内容固然很重要，但表达方式也同样重要。商务英语信函的写作是有

一定规范的，即应遵循一定的写作原则，采用一些写作技巧，从

而使商务信函表意准确，语言流畅，更易于贸易双方的沟通与理解。

?一、商务英语信函的写作原则

?商务英语信函是商家开展对外业务活动的重要工具，其目的多

是处理业务磋商的各种问题，或是与对方建立良好的关系。因此，在

商务英语信函写作中，应遵循7Cs原则，即礼貌（courtesy）、体谅

（consider2ation）、完整（completeness）、清楚（clarity）、简

洁（concise—ness）、具体（concreteness）和正确（correctness）。

?1。礼貌原则礼貌是商务场上的重要法则，礼貌周到的信函可赢

得对方好感。所以，在信函中宜多用“please”，“Itwillbehighly

appreciatedthat…”，“Itisourpleasureto…”，“Wefeeldreadfullys

orrythat…”，“Weregretthat…”等礼貌用语。

?业务往来难免有争端、摩擦，此时也需要礼貌来作为润滑剂，

化解双方对峙的僵局。信函中在索赔、抱怨、拒绝接受时，措词要力

求客气、心平气和、语气委婉;在回复对方信函时，无论对方态度如

何，在坚持自己立场的同时，都要有礼貌地作答。首先，要善于使用被

动语句，因为被动语态能使你的请求显得更加温和。如“Youmadea

verycarelessmistake。”若改成“Averycarelessmistakewasmade。”会

更好。其次，要善于使用疑问句。向对方提出要求时，陈述句、祈使

句与疑问句相比，疑问句较其他两类句式更婉转、更礼貌。请看下面

三句话：MakepaymentbyconfirmedirrevocableL/C。Werequestyou

tomakepaymentbyconfirmedirrevo2cableL/C。Couldyoumake

paymentbyconfirmedirrveocableL/C？第一句是祈使句，口气太强硬;

第二句太直接，有下命令之嫌;第三句既表达了自己的意图，又表示

了对对方的尊重，避免了过于直率和盛气凌人。此外，还要善于使用

条件句，以使建议听起来更具有试探性，语气更委婉。

?2。体谅原则

?不少人写作时习惯于从自己的角度出发思考问题。与其他写作不

同，商务英语信函写作强调的是信息沟通的效果，不仅要关心内容的

正确与完整，还必须重视对方的反应，只有站在对方的立场上思考和

处理问题，才能获得满意的沟通效果。首先，应注意强调对方利益。

在商务英语写作中，对方获取信息的最根本目的是要了解他们将获得

什么利益以及这些利益是否能满足他们的需要。如：Weallowyou2

precentdiscountforcashpayment。Youcanenjoy2percentdiscount

whenyoupayincash。第二句让对方对自己所得的利益一目了然，优于

第一句。其次，应突出积极因素，用肯定句代替否定句。积极因素较

消极因素更能激发对方兴趣，获得对方认同。如“Wedonotbelieve

thatyouwillhavecausefordissatisfaction。”改写成“Wefeelsurelythat

youwillbeentirelysatisfied。”会更好。

?3。完整性原则

?在信函写作中，信息完整很关键。一些在日常行文中常用的如

“theabove2mentioned”，