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工作文件管理制度

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1.目的：保障公司各类工作文件的规范、统一，保证公司管理文件的有效性。

2．范围：适用于本公司各类管理、质量、技术类文件、资料。

3．定义：指本公司行政人事、业务、生产、技术管理各体系文件，包括各类规

章制度、方案、报告、计划、总结、图纸、管理手册、程序文件、作业指导书、

记录、报表、质量计划、等等，以及外来文件（行业标准、产品说明书、顾客提

供的图纸等）。文件介质分为纸质、电子档、音频、视频、光盘、硬盘等。

4．职责

4.1人事行政部负责公司级文件的归口管理。

4.2公司级行政人事管理类规章制度，由人事行政部负责制订，总经办批准。

4.3各部门相关程序文件、技术文件、各类标准、制度、记录表格等，由本部门

负责制订和管理。

4.4各岗位工作文件，由本岗位人员完成和保管，主管人员检查。

5．作业内容

5.1制订：公司级文件，由总经办指定专人编写；各部门文件，由本部门负责编

写。所有文件，均应具体实在，具有可操作性；所有文件，均应符合国家法律法

规，不得有任何违法违规字句。

5.2会审：文件编写后，应经讨论审核并通过。公司级文件草案，应由各部门负

责人开会审核，或单独阅读审核，审核人应表达明确的意见，并签名确认。部门

级文件，应在本部门内开会讨论审核通过，呈公司相关领导审批。

5.3批准：公司级文件，由总经理审核批准，签名，并加盖公司公章，颁布执行；

部门级文件，由副总经理或人事行政经理审核后批准，签名，颁布执行。

5.4发行：经批准发行之文件，均应按本制度之规定，由人事行政部门统一编号

颁布发行。受控文件在封面或第一页必须盖有“受控文件”印章，并有文件编号、

版本、修改状态、页码、发放号等标志。非受控文件在封面或第一页上盖上“非

受控文件”的印章，或不盖印章。

5.5修订：对已经颁布发行正在生效的各级各类文件的修订，如需修订，由原制

订单位在修改记录栏中写明以下内容：修改理由、修改页次、主要修改内容、版

本版次，修改日期、修改部门、修改部门负责人等，公司级文件，由总经理核准

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后重新颁布发行；部门级文件，由副总经理核准后重新颁布执行。

5.6废止：文件内容过时、违法或是文件质量过低，需要废止的，应由最相关部

门提出申请，人事行政部进行审核，并经总经办批准。废止的文件，文件编号不

变，版本版次不可重复使用，文件封面上盖作废文件印章，并知会相关单位废止。

5.7分发：公司级文件，应分发到各部门，供各部门学习和使用，并由各部门负

责保管。部门级文件，应分发到相关岗位工作人员，由部门统一保管。文件分发

时，收文人应在《文件分发记录表》上签收。

5.8领用与借用：因工作需要，经部门经理同意，办好文件领用或借阅手续，可

申请领用或借用相关文件，用后归还。因业务需要，需将正式文件交客户或供应

商时，须盖仅供参考章，且不回收。

5.9回收：当文件已修订或废止时，人事行政部应依据分发记录，统一回收废止

的文件。员工离职，应交回领用或借用的所有文件。

5.10销毁：已回收的旧版本文件，废止文件，超过保存期限之表单及记录等各

种文件，经人事行政部经理核准，应及时办理销毁手续。

5.11保存：凡有效期内文件，均应有专人妥善保管。因管理经验积累的需要，

过期文件、作废文件，也可由人事行政部进行标识后妥善保存一套完整文件。

5.12非受控文件仅作工作参考用，不得将非受控文件用于指导工作和生产，不

得代替受控文件的有效版本使用，不作回收。

5.13管理类文件编号规定：

公司级：公司代号——文件顺序号；

部门级：公司代号——部门代号——文件顺序号。

文件自然顺序号（001-099），应从小到大，顺序编写，不能断号也

不能重号。有关编号规则定义如下：

文件类别编号