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物业涉外合同管理制度

第一章总则

为规范物业管理公司在涉外合同管理中的行为，确保合同的合法性、有效性及执行的可持续性，特制定本制度。本制度依据国家相关法律法规及行业标准，旨在提高物业管理的专业性与透明度，确保与外部合作方的良好关系。

第二章适用范围

本制度适用于浙江ZZ物业管理有限公司及其下属各项目部的涉外合同管理工作，包括但不限于与外籍客户、外资企业、国际组织等签订的各类合同。

第三章法律依据

1.《中华人民共和国合同法》

2.《中华人民共和国外商投资法》

3.《物业管理条例》

4.其他相关法律、法规及行业标准

第四章目标

1.确保涉外合同的合法性与合规性。

2.明确合同管理的责任与流程。

3.提高合同履行的效率与质量。

4.加强对合同履行情况的监督与评估。

第五章管理规范

5.1合同审核与签署

1.合同草拟：合同由项目部相关人员根据实际情况进行初步草拟，须考虑相关法律法规、公司政策及合作方的具体要求。

2.合同审核：合同草稿须提交法务部进行审核。法务部应对合同的法律条款、权利义务、违约责任等进行全面审查，确保合同符合国家法律法规及公司政策。

3.合同签署：审核通过后，合同由公司指定签字人签署，并加盖公司公章。签署人员需在合同上注明签署日期。

5.2合同履行

1.责任分配：项目部须明确各部门在合同履行中的责任，确保每个环节都有专人负责。

2.进度跟踪：项目部应定期对合同履行情况进行跟踪，确保各项条款的落实。

3.问题报告：在合同履行过程中，如遇到问题或异议，应及时向法务部报告，并采取相应措施解决。

5.3合同变更与解除

1.合同变更：如需变更合同条款，应由双方协商一致，并形成书面变更协议，提交法务部审核。

2.合同解除：合同解除应遵循法律法规及合同约定，需提前通知对方并进行书面确认。解除过程中的损失应由违约方承担。

第六章操作流程

6.1合同立项申请

1.项目部需对涉外合同进行立项申请，填写《涉外合同立项申请表》。

2.申请表需附上合同草稿及相关支持材料，提交至法务部进行初审。

6.2合同审核流程

1.法务部在接到申请后5个工作日内完成初审，并反馈意见。

3.审核通过后，法务部出具审核意见函，供合同签署使用。

6.3合同签署

1.合同签署时，项目负责人需向签字人说明合同内容及审核意见。

2.签署后，合同原件需存档于法务部，复印件发放至相关部门。

6.4合同履行跟踪

1.项目部需制定合同履行计划，明确时间节点与责任人。

2.定期召开进度会议，汇报合同履行情况，确保信息共享。

第七章监督机制

1.监督责任：公司成立合同管理委员会，负责对合同管理的监督与指导。

2.定期审计：每季度对合同履行情况进行审计，确保合规性及有效性。

3.反馈机制：设置意见反馈渠道，鼓励员工提出改进建议，定期总结经验教训。

第八章评估与改进

1.评估标准：合同管理的评估标准包括合同签署的及时性、履行的合规性及客户满意度等。

2.改进措施：根据评估结果，提出针对性的改进措施，并落实到具体部门。

附则

1.本制度由法务部负责解释，自颁布之日起实施。

2.本制度如需修订，须由合同管理委员会提议，并经公司决策层批准。

通过以上制度的制定，浙江ZZ物业管理有限公司将更有效地管理涉外合同，确保合同的合法性与合规性，提升物业管理的专业水平与效率，为公司的持续发展奠定坚实的基础。