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办公用品及设备管理办法范文

一、综述

1.背景

办公用品及设备是公司正常运营所必需的重要资源。它们的使用

与管理关系到公司的工作效率、成本控制和员工满意度等方面。因

此，建立科学、规范的办公用品及设备管理办法对于公司的正常运营

至关重要。

2.目的

本办公用品及设备管理办法的目的是明确公司对办公用品及设备

管理的要求，规范办公用品及设备的采购、使用、保管和报废等环

节，提高办公用品及设备的利用效率，确保公司的各项工作能够顺利

进行。

二、办公用品管理

1.采购

（1）确定清单：根据各部门的实际需求，制定办公用品采购清

单。将具体的物品名称、规格、数量等明确列出，并注明由哪个部门

负责采购。

（2）招标采购：对大宗办公用品进行招标采购，确保在满足质量

要求的前提下获得最优惠的价格，增加采购的透明度和公正性。

（3）审核核准：由相关部门负责人审核采购清单，并报公司领导

审批核准后，方可进行采购工作。

2.使用

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（1）合理使用：员工应按照办公用品的实际需要合理使用，避免

浪费现象的发生。办公用品在用完之前应优先使用库存中的备用品，

有效控制用品的库存量。

（2）个人使用：公司应为每位员工提供基本的个人办公用品，如

笔、纸、文件夹等。员工应妥善保管自己的办公用品，并按照规定进

行申领和报废。

（3）共享使用：对于一些通用的办公用品，如打印机、复印机

等，可以设立共享的方式，避免资源浪费，提高使用效率。

3.保管

（1）存放规范：办公用品应存放在专门的库房或柜子内，确保存

放环境干燥、通风，并避免阳光直射。

（2）责任制度：设立专门的保管人员，负责办公用品的收发、分

发、盘点和保管工作。保管人员要做好记录，确保办公用品的数量和

质量无误。

（3）报损报废：一旦办公用品损坏或过期无法使用，应及时报损

报废，并填写相应的报损报废单。报废的办公用品应进行安全处理，

防止造成环境污染。

4.领用与归还

（1）领用手续：领用办公用品需要填写领用单，并由领用人员和

领导签字确认，方可领用。

（2）归还要求：办公用品使用完毕或者不再需要时，应及时归

还。对于耗材类办公用品，一般不予收回，但需要严格控制每位员工

的领用数量。

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（3）巡查与检查：定期进行办公用品库存的巡查与检查，确保库

存量与实际使用量一致，并对违规使用办公用品的员工予以批评教育

或纪律处分。

三、设备管理

1.采购

（1）需求确认：根据公司的发展需求和业务需求，确定需要采购

的设备种类和规格。

（2）供应商选择：对于大型设备的采购，应进行招标采购，选择

具备良好信誉和售后服务的供应商。对于一些小型设备的采购，可以

通过询价等方式进行采购。

（3）设备验收：采购设备后，应进行验收，确保设备的数量和质

量符合合同要求，并进行相应的备案工作。

2.使用

（1）维护保养：设备的维护保养工作应按照设备的使用说明和维

护手册进行，定期进行设备保养和检修，确保设备的正常运行。

（2）优化使用：设备的使用应尽量合理化和标准化，充分发挥设

备的效率和性能。员工在使用设备时应遵守相关的安全操作规程，确

保人员安全和设备的正常使用。

（3）故障处理：一旦设备出现故障或异常情况，应及时联系维修

人员进行处理，并做好相应的记录。重要设备的维修和保养可以委托

专业的维修公司进行。

3.报废处理

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（1）报废标准：设备达到以下情况之一的，可申请报废处理：

（a）设备无法进行正常使用或维修费用过高；（b）设备达到使用寿

命或过时技术；（c）设备严重损坏，经修理仍无法恢复正常使用。

（2）报废程序：申请报废的设备需填写报废申请表，并经相关部

门审核后，报公司领导审批。报废的设备应进行安全处理，防止造成

环境污染，并填写相应的报废记录。