DB14_T 2948-2023 党政机关办公用房档案管理规范.docxVIP

ICS01.140.30CCSB01

14

山西省地方标准

DB14/T2948—2023

党政机关办公用房档案管理规范

2023-12-26发布2024-03-25实施

山西省市场监督管理局发布

DB14/T2948—2023

I

目次

前言 II

1范围 1

2规范性引用文件 1

3术语和定义 1

4基本要求 1

5档案类型 2

6收集 2

7整理 3

8归档 3

参考文献 5

DB14/T2948—2023

II

前言

本文件按照GB/T1.1—2020《标准化工作导则第1部分：标准化文件的结构和起草规则》的规定起草。

本文件由山西省机关事务管理局提出、组织实施并监督检查。

本文件由山西省市场监督管理局对标准的组织实施情况进行监督检查。

本文件由山西省机关运行保障管理标准化技术委员会（SXS/TC34）归口。

本文件起草单位：山西省机关事务管理局、山西省检验检测中心（山西省标准计量技术研究院）。本文件主要起草人：郁鸣钢、赵英俊、张志刚、张庆利、赵红梅、梁凤萍、许日飞、常俊红、靳敏。

DB14/T2948—2023

1

党政机关办公用房档案管理规范

1范围

本文件规定了党政机关办公用房档案管理的术语和定义、基本要求、档案类型、收集、整理、归档。

本文件适用于山西省行政区域内各级机关事务管理部门对党政机关办公用房集中规范建设项目使用管理过程中的档案管理。

2规范性引用文件

下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文件，仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。

GB/T18894电子文件归档与电子档案管理规范

GB/T41568机关事务管理术语DA/T1档案工作基本术语

DA/T12全卷宗规范

DA/T13档号编制规则

DA/T18档案著录规则

DA/T22-2015归档文件整理规则

3术语和定义

GB/T41568界定的以及下列术语和定义适用于本文件。

3.1

党政机关

党的机关、人大机关、行政机关、政协机关、监察机关、审判机关、检察机关，以及工会、共青团、妇联等人民团体和参照公务员法管理的事业单位。

3.2

党政机关办公用房档案

党政机关办公用房使用管理工作中收集、整理形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。反映办公用房规划建设、权属登记、配置使用、维修改造、处置利用等过程和结果，以纸质介质和电子介质保存。

4基本要求

4.1党政机关办公用房档案管理工作应遵循集中管理、分级负责、分类归档、多套分存、真实准确、完整规范、授权使用的原则。

4.2由各级机关事务管理部门负责集中规范建设项目档案的统一保管、使用、管理等工作。

4.3各办公用房使用单位负责本单位办公用房档案的收集、整理、归档、移交、利用等工作。

DB14/T2948—2023

2

4,4档案管理人员应具备档案管理和信息管理相关知识背景，定期参加档案业务学习。人员变动时应办理工作交接手续。

4.5参与档案形成的单位应接受上级部门和档案管理主管部门的监督、指导和检查。

4,6办公用房档案应由专门部门、专职人员负责管理，不具备设立档案管理专门部门和专职人员的，应指定档案工作负责部门和管理人员。

5档案类型

办公用房档案应包括以下类型：

a)规划建设档案；

b)权属管理档案；

c)配置使用档案；

d)处置利用档案；

e)维修改造档案；

f)物业管理档案。

6收集

6.1一般要求

6.1.1材料收集时，应对材料进行鉴别，各类档案材料原则上应为原件。

6.1.2应保证材料齐全、内容完整、数据准确、表格填写清楚规范、图形清晰。

6.1.3发现材料有缺失、不完整、不准确、不规范等问题时，应及时补充和修正。6.2收集内容

6.2.1规划建设档案（由省级机关事务主管部门负责集中建设的办公用房）包括但不限于以下材料：

a)项目立项申报文件和批复；

b)项目用地批准文件、建设用地规划许可证；

c)规划意见书及附图、方案审查意见或方案复函、建设工程规划许可证及附图，建筑工程施工许可证；

d)年度投资计划、初步设计和投资概算申报文件及批复；

e)