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主讲人：张雅珺|日期：2024年5月
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现代文秘专业
教学资源库
第四章第二节
办事能力
现代文秘专业教学资源库
5.
商务活动
PART01
PART02
PART03
PART04
01
接打电话和收发邮件
现代文秘专业教学资源库
一、接听电话原则
电话“响铃不过三”
未在办公室，需委托他人接听电话。
培养较强的听辨力。
正确进行电话交谈。交谈中切忌咬铅笔、嚼口香糖等，语速不宜太快，声音不宜太小。
礼貌传叫他人接听电话。
结束通话轻挂机。
二、接听电话流程
铃响-2次，拿起话筒
指明人在否
道别、挂机、整理记录
记录、重复
是否我的电话
说明姓名、问候
确认对方身份
传本人
是否留言
指明人不在
否
否
是
否
是
三、拨打电话流程
准备通话提纲
确认对方身份
主动自我介绍
核对号码，拨出电话
陈述内容、复核通话内容
道别、挂机、整理
是否留言
否
否
是
四、接听电话礼仪
电话铃响，应尽快拿起听筒，道“你好”，爆出自己的姓名及公司名称，在询问对方。不可问“你是谁”、”你找谁“。
若自己不是对方要找的人，应代为传呼。对方要找的人在，应给予明确的答复，让对方稍等或请对方留言转告。如果需要知道对方身份，可以问“我可以转告他是谁来的电话吗？”
若对方要找的人在开会，但事情紧急，可写纸条转本人处理。
五、邮件收进
分类，按轻重缓急处理
（1）电报、特殊性专递、航空信等急件（2）业务往来公函（3）写明上司亲启的信函（4）汇票、汇款单（5）包裹、印刷品（6）报纸、杂志（7）同事私人信件
拆封
（1）写明上司亲启的信件和同事的私人信件，秘书不可拆开，应原封送交。
（2）其他邮件均需拆去封皮，应注意原件的完好、整洁，不受破损。
（3）抽出信等后查看信封内有无小附件，如单据、名片等。
（4）信封不可丢弃，因为上面有邮戳、地址、电话号码等。
五、邮件收进
登记
除私人信件外，其他等均需分别登记。登记时应写明：编号、收到日期、发出日期、发出单位、收阅人或部门、邮件种类、处理办法等。
分送
上司亲收件应立即呈送。归部门办理的文件、信函要及时送交部门。报纸、杂志则分别上夹或上架。
阅办：秘书阅看文件、信函时，应仔细、认真。
六、邮件发出
邮件分类，如先将信件、印刷品、包裹等区分开；信件进一步分为境内平信、境内航空、港澳台航空、国际航空、特快专递等。
内容校核
邮件寄发
信息查对
秘书拟写、仔细校核，格式正确，文句无错意、无错别字，签名、盖章清晰无误，附件勿遗漏。
查对发出邮件收件人地址、收件人姓名或单位、邮政编号，寄方单位地址、邮政编码等。
主讲人：张雅珺|日期：2024年5月
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