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应收应付款管理制度

一、定义：

1、应收款：公司销售产品向客户收取协议的款项，或者公司为客户

提供服务而签订协议（或协议）应收取的款项。

2、应付款：公司采购产品向供应方支付协议的款项，或者公司为获

得服务支持而签订协议（或协议）应支付的款项。

二、钞票收款管理

1.送货人员在为客户送完货验收完毕后，应规定客户方收货人员签回

《送货单》。

2.货款额低于5000元者，应尽量规定客户钞票或支票支付。

3.对于第一次购买的客户规定其预付货款的30%才可以送货，多次购

买且信用差的客户规定其预付货款的70%才可以送货；多次购买且

信用好的客户可根据客户财务规定进行月结付款，客户财务信用由会

计审核评估。

4.原则上钞票支付必须由财务人员亲自办理，若送货人员接受委托在

收取客户钞票货款后，必须在回到公司后第一时间上缴到财务部，并

填写《钞票缴款单》，与公司出纳进行交接，不得以任何形式私自坐

支公款。

5.出纳应在收款后第一时间知会会计，便于应收帐务解决。

6.会计应定期记录整理欠款客户名单、欠款金额、欠款时间、预解决

方式等。

三、月结收款管理

1.对于月结付款客户或者欠款客户，由会计建立应收账款管理台帐，

列出明细，按客户财务月结时间之前一周由前台向客户发出《请款单》

传真，由会计向对方相应人员催欠。

2.在对方明确表达货款清结时间后拟定收款方式，为客户寄送货款发

票，如需要进行现款回收时公司派出收款人员收款，以下为公司委托

员工向客户收取货款的规定：

①有关人员进行收款业务时，须先到前台文员处办理客户回签白单的领出登记

以及有关委托手续。对于未收到款项的白单在回到公司后及时返还给前台文员，

并作出还单登记；对于已收到的款项，收款人要凭有出纳盖章确认的《钞票缴款

单》到前台文员处进行销单手续。

②有关人员收到的货款，必须在回到公司后第一时间上缴到财务部，不得私自

坐支公款。

③如所收款项属打折收取的，必须经得总经理署名认可，否则财务部将按单据

的实际金额向收款人收缴。

3.在公司发出《请款单》且对方无法明确货款清结时间时，会计将此

项货款催欠工作移交给该项业务联系的业务员，进入欠款解决流程。

四、采购付款管理

1.采购部必须根据多途径，少环节，货比三家，适时、适质、适量、

适价保证原物料的供应，提供报价单至少有三家可选择比较。

2.采购部必须有完整的采购结算档案，并建立有效的采购分析档案。

采购部应在每批原料收货后一周内及每月底与供应商核对帐务，防止

出现差错。采购部和财务部应于每月末与供应商核对供货数量、应付

货款和商务解决等资料，采购部应对供货市场，供应商情况，需购原

物料质量、价格、数量、运送资料、进销数据、原物料库存、原物料

耗用情况等作出定期分析，并及时提交原物料的市场行情、月原物料

采购计划、外欠货款及资金需求计划给总经理（助理）。

3.一批原物料验收完毕，采购部应及时整理各种单据，打印付款申“

请单”一并送财会部做为付款凭证。原料的付款凭证有：采购申请单、

协议、原料收货报告、发票；物料的付款凭证有：采购申请单、协议、

验收单、发票。

4.采购部根据所订原料的到货期及付款条件，填报采购用款计划“”报

财会部筹款，每周应提报付款计划“”报财会部和总经理。原物料采购

须遵循货到付款“”的原则，严格控制原物料预付货款。在部分原物料

紧张处在卖方市场时，供应商坚持规定先款后货，因而需要带款提货

（带款提货必须保证采购资金的安全，本款提货人假如是新进员工，

款额不得超过当月工资），其所需货款须由采购部、财会部和总经理

严格审查批准方能办理。

5.必要的原物料预付货款应遵循以下几点：

(1)必须是信用良好的固定供应商，对贸易公司性质的供应商不得采

用预付货款的结算形式。

(2)必须事先派专人或信用良好的第三方，如派采购、品管人员一起

去实地调查供应商的实物供应，质量保证情况和目前的经济状态等情

况，并将调查报告提交总经理(助理)。

(3)必须有完整的正式协议，重要协议须经国家认可的公证机关予以

公证。在协议中必须有明确的交货地点，交货期限，质量标准，和在

需方所在地的法院管辖范围内履约。

(4)每一项预付款的额度控制，须由总经理决定，必要时作出相应对

策既要保证生产的需要，又要保证货款安全。

(5)原物料预付货款支付以后，采购部和财会部必须同时明确专人负

责该项原物料和货款的追踪记录，并根据实际情况按天或周，