秘书实务（第二版）全套教学课件（共604页PPT）.pptx

高校秘书学本科专业系列教材

秘书实务

(第二版)

第一章办公室日常事务

本章概述

v秘书是企业领导的助手，通过秘书的有效管理做

好办公室日常事务，使领导能够从琐碎的办公室

事务中解脱出来是秘书的职责。本章介绍了办公

室环境及办公用品管理、印信及名片管理、值班

及保密工作等内容，是秘书工作的基础，虽然有

些琐碎、繁杂，但凡是从事秘书工作的人都必须

予以重视。

学习目标

v1.了解办公室环境管理内容。

v2.掌握印信管理的方法。

v3.了解保密工作的内容和要求。

重点难点

v1.如何做好办公室安全管理工作。

v2.印章的使用及审批流程。

v3.秘书保密工作内容。

v李小姐是永顺公司的总经理秘书。早上上班时，

她提前10分钟来到公司，首先把办公室的窗帘拉

起，窗户打开，桌面的文件按照柜架上贴的标签

分类码放，把电脑下缠乱电线梳理清楚，把领导

一到公司就要审阅的重要文件放在办公桌中间。

然后，她用酒精擦拭自己办公桌上的电话话筒和

传真机磁头，清洁自己办公区域的地面、桌面、

柜台的卫生，整理自己保管的各类文件。之后，

她又到接待室把书架上供阅览的宣传品摆放整齐。

做完这些，领导和同事也陆续来到公司，开始一

天的工作。

第一节办公室环境及办公用品管理

本讲内容

知识讲解案例分析

实践训练

思考题

一、办公室环境的含义

v办公室环境有广义和狭义之分。

v广义是指一定组织机构的所有成员所处的大环境；

v狭义是指一定的组织机构的秘书部门所处的环境。

一、办公室环境的含义

v它包含人文环境和自然环境。

v人文环境包括文化、教育、人际关系等因素；

v自然环境包括建筑设计、室内空气、光线、颜色、

办公设备和办公室的布置、布局等。

二、办公室环境管理的原则

v办公室环境的管理是指对办公室环境加以合理的设

计、组织和控制，使其达到最符合秘书工作的需要，

进而提高工作效率，完成组织欲达到的使命。

（一）方便省时

（二）舒适整洁

（三）和谐统一

（四）健康安全

三、办公室环境管理的内容

v（一）办公室的空间设计

v1．办公室的布局

v按格式分：

v可分为封闭式布局、开放式布局、混合式布局。

v按数量分：

v可分成单间式办公室、单元式办公室、公寓式办

公室。

2、办公室的布置

（1）布置要点

力求整齐、清洁。

营造一个安静的工作环境；

保证良好的采光、照明条件；

合理安排座位；

（2）布置的原则：

§办公室，采用一个大间。

§桌子，使用同一大小。

§档案柜，应与其他柜子的高度一致。

§布置，采用直线对称。

§有许多客户来访的部门，通常置于入口处。

（2）布置的原则：

§主管的办公区域，需保留适当的访客空间。

§主管的工作区域，位于部属座位之后方。

§全体职员的座位，应面对同一方向布置。

§常用的文件与档案，应置于使用者附近。

§公共空间和私人空间，应保持一定的独立性。

（2）布置的原则：

n桌与桌之间，应留有一米左右的距离。

n桌位的排列，宜使光线由工作人员的左侧射入。

n最常用的办公物品，应放在伸手可及的地方。

n办公自动化设备，应有其独立的空间。

（三）办公室的听觉环境管理

v听觉环境是指办公室所处的有益声音或有害声音。

控制噪音的有效办法：

1、消除噪音的来源；

2、用吸音的材料以减少噪音的影响；

3、播放适量的音乐。

（四）办公室的空气环境管理

v办公室的空气环境管理，又叫空气调节办公室。

1．温度20～25℃。

2．湿度40％一60％。

3．新鲜度45立方米。0.25米/秒的流速。

4．清洁度空气的净化

（五）办公室的保健与安全环境

v1．增强保健意识

v保健，又叫健康保护。

＊定期健康检查；＊普及卫生知识；

＊采取疾病预防；＊保持环境整洁；

＊推行健康运动；＊举办康乐活动。

（五）办公室的保健与安全管理

v2．做好安全管理工作

§（1）树立