学生会例会管理制度.docx

学生会例会管理制度

第一章总则

为加强学生会的管理，规范例会的召开与运作，提高会议效率和决策能力，确保各项工作的顺利进行，特制定本管理制度。本制度依据学生会章程、学校相关规定及管理要求，旨在明确例会的目的、安排、流程及监督机制。

第二章目标

1.提升决策效率：通过规范会议流程，提高决策的科学性和有效性。

2.增强组织凝聚力：通过定期的例会，促进成员之间的沟通与协作，增强团队意识。

3.确保信息透明：确保会议内容和决策过程的透明，增强成员对学生会工作的信任感。

4.促进工作落实：通过会议明确责任分工，确保各项工作落实到位。

第三章适用范围

本制度适用于学生会全体成员及各部门的例会组织和管理。

第四章会议管理规范

第1节会议的种类

1.定期例会：学生会每月召开一次定期例会，主要讨论工作进展、计划及相关事务。

2.临时会议：根据需要，学生会可召开临时会议，以应对突发事件或重要事项。

第2节会议的组织

1.会议召集：由学生会主席负责召集例会，必要时可邀请校方代表或其他相关人员参加。

2.会议通知：会议召开前至少三天，通过邮件、微信群等方式通知全体成员，通知内容应包括会议时间、地点及议程。

第3节会议议程

1.议程内容：包括上次会议内容回顾、工作进展汇报、问题讨论及新工作安排等。

2.议程确认：会议开始前，主席应对议程进行确认，确保所有成员了解会议内容。

第五章会议流程

第1节会议前准备

1.材料准备：各部门需提前准备会议材料，包括工作报告、数据统计、建议方案等，确保信息充分。

2.场地安排：会议场地由主席负责预定，确保会议环境整洁、安静，并配备必要的设备（如投影仪、音响等）。

第2节会议进行

1.签到：全体与会成员需在会议开始前签到，记录出席情况。

2.主持会议：主席负责主持会议，确保会议按照议程进行，控制时间，避免偏题。

3.记录会议：指定专人负责会议记录，记录主要讨论内容、决策及责任人。

第3节会议结束

1.总结会议：主席对会议进行总结，明确下一步工作安排及责任分工。

2.分发记录：会议记录应在会议结束后及时整理，并于三天内发给全体成员，确保信息传达。

第六章监督与评估机制

第1节会议监督

1.监督内容：监督例会的召开情况、出席率、议题讨论的充分性及决策的合理性。

2.反馈机制：每次会议后，成员可通过匿名方式对会议进行反馈，以便改进会议质量。

第2节会议评估

1.定期评估：每学期末，学生会需对例会的组织和实施情况进行评估，形成评估报告。

2.改进措施：根据评估结果，提出改进措施，并在下一次会议中讨论实施。

第七章附则

2.生效日期：本制度自发布之日起生效，所有成员须遵守执行。

3.修订流程：如需修订，须提前一周通知全体成员，召开专门会议讨论，形成草案后再进行投票表决。

第八章附录（可选）

附录1：会议记录模板

-会议时间：

-会议地点：

-出席人员：

-缺席人员：

-会议议程：

-主要讨论内容：

-决策及责任人：

-下次会议时间：

附录2：反馈表模板

-会议日期：

-出席情况：

-会议内容评价：

-建议与意见：

通过以上制度的建立与实施，学生会将能够更有效地组织例会，提高工作效率，增强凝聚力，为学生事务的顺利开展提供保障。