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医院医保科室档案管理制度

第一章总则

为加强医院医保科室档案管理，保障档案的安全、完整和有效利用，依据《中华人民共和国档案法》、《医疗保险管理办法》及相关法律法规，结合医院的实际情况，特制定本制度。医保科室档案是记录医保工作、个人信息、资金流向、政策执行等重要信息的文件材料，是医院进行医保管理、审计和决策的重要依据。

第二章适用范围

本制度适用于医院医保科室及其相关部门的档案管理工作，包括档案的收集、整理、保管、查阅和借用等。所有参与医保工作的人员均应遵守本制度。

第三章档案管理任务

医保科室的档案管理任务包括以下几个方面：

1.档案的收集与整理：及时收集与医保相关的文件材料，确保档案内容的完整性和准确性。

2.档案的保管：确保档案的安全，采取必要的防护措施，防止档案损毁或丢失。

3.档案的查阅与借用：建立健全查阅和借用制度，确保档案利用的规范性和安全性。

4.档案的转递与移交：规定档案转递的流程，确保档案能够安全、及时地转递。

5.档案的销毁：对过期或无用的档案进行安全销毁，确保信息不被泄露。

第四章档案的收集与归档

4.1收集

医保档案的收集工作由医保科室主任负责，具体内容包括但不限于：

-医保政策文件；

-医保资金申请及使用记录；

-医保服务协议、报销申请及审批材料；

-个人医保信息，包括参保人身份证明、医疗费用明细等；

-其他与医保相关的文书及材料。

4.2归档

档案材料的归档应遵循以下原则：

1.及时性：档案材料应在工作结束后及时归档，确保信息的时效性。

2.完整性：归档材料应确保内容完整，缺失的材料应及时补充。

3.规范性：所有归档材料应按照统一的格式和标准整理，确保档案的可查性。

第五章档案的保管

5.1保管责任

档案由医保科室专人负责保管，具体要求如下：

1.安全存放：档案应存放在专用档案柜或档案室，采取防火、防潮、防盗等措施。

2.编号与登记：每份档案应逐一编号，并建立档案目录，便于查找和管理。

3.定期检查：每年应对档案进行一次全面检查，确保档案的完整和安全。

5.2交接管理

档案的交接必须填写《档案交接清单》，并由交接双方签字确认，确保交接过程的透明和可追溯。

第六章档案的查阅与借用

6.1查阅

医院内部人员如需查阅医保档案，应遵循以下程序：

1.提出查阅申请，说明查阅目的；

2.由医保科室主任审核批准；

3.查阅过程中须遵守保密制度，严禁对档案进行涂改、圈划或拆换。

6.2借用

档案原则上不外借，但在特殊情况下可进行借用，程序如下：

1.借用申请需详细说明理由，并经医保科室主任批准；

2.借用期间应保持档案的完整性，借用人须承担相应的责任；

3.借用结束后，应及时归还，并填写《档案借用登记表》。

第七章档案的转递与移交

7.1转递

档案转递工作需认真负责，具体要求如下：

1.档案转递由医保科室主管人员负责；

2.转递的档案应密封，禁止个人携带；

3.转递前应填写《档案转递通知单》，确保信息的准确和完整。

7.2移交

在人员调动或科室调整时，档案应随人转递。移交时，双方应签署《档案移交清单》，以确保档案的完整性和安全性。

第八章档案的销毁

8.1销毁原则

对过期或无用的档案进行销毁时，应遵循以下原则：

1.审批程序：销毁档案需经医保科室主任审核批准；

2.销毁方式：档案销毁应采用安全的方式，确保信息不被泄露；

3.记录备案：销毁的档案应做好记录，填写《档案销毁登记表》，以备查阅。

第九章监督与评估机制

9.1监督机制

为确保本制度的有效实施，需建立健全的监督机制：

1.定期检查：医院管理层应定期对医保档案管理工作进行检查，发现问题及时整改；

2.反馈机制：建立档案使用反馈机制，收集相关人员的意见和建议，持续改进档案管理工作。

9.2评估机制

每年应对档案管理工作进行评估，主要内容包括：

1.档案的完整性与准确性；

2.档案管理的规范性与有效性；

3.涉及人员的满意度。

附则

本制度由医院医保科室解释，自颁布之日起实施。各部门应严格遵守，确保制度的有效落实。若遇到相关法律法规或医院政策调整，本制度将进行相应修订。

以上为医院医保科室档案管理制度的详细内容，旨在为医院提供一个清晰、可操作的档案管理框架，确保医保工作的顺利进行。