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供应商信息管理制度

第一章总则

为规范供应商信息管理，强化供应链管理，提高采购效率，保障公司利益，依据国家相关法律法规及行业标准，制定本制度。供应商信息管理制度旨在确保供应商信息的准确性、及时性和安全性，为企业的采购决策提供可靠依据。

第二章目的与适用范围

2.1目的

1.确保供应商信息的规范化管理，提升采购管理水平。

2.保障企业在选择供应商时的信息充分性与透明度。

3.降低采购风险，维护企业合法权益。

4.为后续的供应商绩效评估和关系管理提供数据支持。

2.2适用范围

本制度适用于公司所有与供应商相关的部门及员工，涵盖供应商的选择、评估、信息更新、档案管理等所有环节。

第三章法规依据

本制度依据以下法律法规及行业标准制定：

1.《中华人民共和国合同法》

2.《中华人民共和国反不正当竞争法》

3.《中华人民共和国招标投标法》

4.相关行业标准及地方性法规

第四章供应商信息管理规范

4.1供应商信息的收集

1.供应商信息的收集应通过合法途径进行，包括但不限于供应商自荐、市场调研、行业推荐等。

2.需收集的信息包括：供应商名称、地址、法人代表、注册资本、经营范围、资质证书、信用记录、经营年限、主要客户及产品等。

3.供应商信息应由采购部门负责收集，并填写《供应商信息登记表》。

4.2供应商信息的审核

1.收集到的供应商信息需经过采购部门和法务部门的双重审核。

2.审核内容包括：供应商的合法性、资质的真实性、信用记录的完整性等。

3.审核通过后，信息将被录入供应商信息管理系统。

4.3供应商信息的更新与维护

1.供应商信息应每年定期进行更新，必要时可随时进行信息核实。

2.供应商如有信息变更（如地址变更、法人变更等），应及时通知采购部门，填写《供应商信息变更申请表》。

3.更新后的信息需重新进行审核，确保信息的准确性。

4.4供应商信息的存档

1.所有供应商信息应在供应商信息管理系统中建立电子档案，并定期备份。

2.重要的纸质文件（如合同、资质证书）应由专人负责保管，存放于专用档案柜中，并做好编号登记。

3.供应商档案的管理应遵循“谁使用，谁管理”的原则，确保信息的可追溯性。

第五章供应商选择与评估流程

5.1供应商选择

1.采购部门应根据项目需求制定供应商选择标准，包括技术能力、价格、交货能力、服务质量等。

2.根据选择标准，采购部门可发出询价函，收集供应商报价及相关资料。

3.组织评审小组对供应商进行初步筛选，确定合格供应商名单。

5.2供应商评估

1.对合格供应商进行实地考察，评估其生产能力、质量控制体系及服务水平。

2.评估结果应形成书面报告，报送管理层审批。

3.评估合格的供应商将被纳入合格供应商名录，采购部门在进行采购时应优先考虑。

5.3供应商绩效管理

1.采购部门应定期对已合作的供应商进行绩效评估，评估指标包括交货及时性、质量合格率、售后服务等。

2.绩效评估结果将影响供应商的后续合作机会，必要时可依据评估结果进行供应商调整。

3.绩效评估结果应形成书面报告，存档于供应商信息管理系统中。

第六章监督与评估机制

6.1监督机制

1.设立专门的监督小组，负责对供应商信息管理制度的实施进行监督。

2.定期组织内部审核，检查供应商信息的完整性及准确性。

3.对发现的问题及时反馈，并要求相关部门整改。

6.2评估机制

1.每年对供应商信息管理制度的实施效果进行评估，评估内容包括信息的准确性、及时性及对采购决策的支持度。

2.评估结果将作为制度修订和改进的重要依据。

6.3反馈机制

1.建立供应商反馈通道，收集供应商对信息管理制度的建议与意见。

2.采购部门应定期对供应商反馈进行整理与分析，并提出改进措施。

第七章附则

1.本制度由采购部门负责解释，自发布之日起实施。

2.本制度如需修订，须经管理层审批，并提前通知所有相关部门。

3.本制度在实施过程中如遇特殊情况，应根据实际情况进行调整，但需事后向管理层报备。

总结

通过建立健全供应商信息管理制度，不仅能够提升采购管理的效率和质量，还能为企业的可持续发展打下坚实的基础。希望本制度能够得到全体员工的重视与遵守，为公司的发展贡献力量。