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会议服务安全保密管理制度

第一章总则

为保障会议服务的安全性和保密性，提高会议管理效率，确保会议中涉及的敏感信息和资料不被泄露，依据国家法律法规及公司相关规定，特制定本制度。本制度适用于公司所有会议活动，包括内部会议和外部会议，确保各项措施的有效实施。

第二章目标

本制度的主要目标是：

1.确保会议中涉及的所有信息、资料和讨论内容的安全与保密。

2.规范会议服务流程，提高服务质量。

3.明确责任分工，确保制度落实到位。

4.建立会议服务的监督和评估机制，持续改进管理水平。

第三章适用范围

本制度适用于公司所有会议的组织、实施及其相关的保密管理工作，包括但不限于：

1.内部会议：公司高层会议、部门会议、专题会议等。

2.外部会议：与客户、合作伙伴及其他外部单位的会议。

第四章法规依据

本制度的制定依据包括但不限于：

1.《中华人民共和国保密法》

2.《中华人民共和国信息产业部令第33号》

3.《国家安全法》

4.相关行业标准和公司内部规章制度。

第五章管理规范

第1节会议前的准备工作

1.会议内容审核：

-会议的议题、材料须由会议组织者提前进行保密性评估，确认内容的敏感程度。

-涉及商业机密或个人隐私的材料，须经相关部门审核后方可使用。

2.参会人员审核：

-参会人员名单需提前报批，确保与会人员的身份符合会议要求。

-任何未获批准的人员不得进入会议室。

3.会议资料准备：

-会前准备的所有资料、文件应在保密环境中制作和存放，避免泄露。

-资料复印或分发时，须注明“保密”字样，并做好登记。

第2节会议实施过程

1.会议室管理：

-会议室应设置门禁，确保无关人员不得随意出入。

-会议期间，严格控制会议室内的录音、录像。

2.信息传递管理：

-会议期间，所有信息传递应通过安全的通讯方式进行，避免使用公共网络。

-参会人员不得将会议内容通过社交媒体或其他公开渠道传播。

3.保密承诺：

-参会人员需在会前签署保密承诺书，明确保密责任和义务。

-违反承诺的人员将依据公司规定进行处理。

第3节会议后的管理

1.资料归档：

-会议结束后，所有会议资料须立即进行整理和归档，存放于专用保密档案室。

-对于需销毁的资料，应采用保密销毁方式处理。

2.信息反馈：

-会议组织者需对会议内容及决策进行总结，并及时反馈给相关部门，确保信息传递的准确性和及时性。

3.保密情况检查：

-会议结束后，组织者需对会议的保密情况进行检查，确保无泄密情况发生。

第六章责任分工

1.会议组织者：

-负责会议的总体策划、组织和实施，确保本制度的执行。

-负责审核会议内容、参会人员及资料的保密性。

2.保密管理员：

-负责会议资料的保管、存档及销毁工作，确保资料的安全性。

-负责保密承诺书的收集与管理。

3.信息技术支持部门：

-负责会议期间的信息技术支持，确保通讯方式的安全性。

-监控会议室的设备使用情况，防止信息泄露。

第七章监督机制

1.定期检查：

-每季度对会议的保密管理情况进行检查，发现问题及时整改，并形成报告。

-检查内容包括会议资料的管理、会议室的安全管理、参会人员的保密承诺执行情况等。

2.投诉与举报：

-建立保密投诉与举报渠道，鼓励员工对违反保密规定的行为进行举报。

-对于举报人，确保匿名并保护其信息安全。

3.评估与改进：

-每年对本制度的执行情况进行评估，必要时进行修订。

-根据评估结果，不断完善保密管理制度，提高保密工作的有效性。

第八章附则

1.解释权：

-本制度的解释权归会议服务管理部门，负责对制度内容进行解释和说明。

2.实施日期：

-本制度自发布之日起实施，所有员工须严格遵守。

3.修订流程：

通过以上制度的实施，旨在提高公司会议服务的安全性与保密性，确保敏感信息的安全，维护公司利益，促进公司持续健康发展。