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工程档案资料管理流程及制度

第一章总则

为了规范工程档案资料的管理，确保档案的安全、完整和有效利用，根据国家相关法律法规及行业标准，制定本制度。工程档案资料是记录工程项目全过程的重要文件，涵盖设计、施工、监理、验收等各个环节，是项目管理的重要依据。

1.1制度目标

本制度旨在通过明确工程档案资料的管理流程和规范，保障档案资料的完整性、准确性和可追溯性，提高工程项目的管理水平，促进工程档案资料的信息化和现代化。

1.2适用范围

本制度适用于公司所有工程项目的档案资料管理，包括但不限于设计文件、施工记录、监理报告、验收资料等。

第二章档案管理原则

2.1真实性原则

档案资料必须真实反映工程项目的实际情况，确保信息的真实性和有效性。

2.2完整性原则

档案资料应覆盖工程项目的各个阶段，确保资料的完整性，避免遗漏。

2.3可追溯性原则

档案资料应便于追溯，确保在需要时能够迅速找到相关信息，并能够对资料的来源和变更进行追踪。

2.4安全性原则

档案资料应采取必要的安全措施，防止丢失、损坏或被unauthorizedaccess（未授权访问）。

第三章档案管理任务

3.1档案的收集与归档

档案资料的收集与归档由项目经理负责，需与设计、施工、监理等相关部门协作完成。主要内容包括：

-设计文件（设计图纸、设计变更等）

-施工记录（施工日志、材料验收等）

-监理报告（监理日志、监理意见等）

-验收资料（竣工验收报告、质量检测报告等）

3.1.1收集要求

归档材料必须真实、完整、字迹清晰，所有资料需由责任人签字确认。

3.2档案的保管

档案由专人负责保管，存放于专用档案室。档案室应具备防火、防潮、防盗等安全措施。

3.2.1编号与登记

所有档案资料需逐一编号，并在档案管理系统中进行登记，确保资料的可追溯性。

3.3档案的查阅与借用

员工或外单位人员查阅或借用档案时，需填写《档案查阅申请表》，经项目经理批准后方可查阅。

3.3.1借用限制

原则上档案不外借，特殊情况需外借时，需经公司高层领导批准。

3.4档案的转递与移交

档案转递工作需严格按照规定进行，人员调动时档案随人转递。转递的档案需填写转递通知单，确保档案的完整性和安全性。

第四章档案管理流程

4.1档案收集流程

1.日常收集：各相关部门在工程实施过程中，及时收集并整理相关档案资料。

2.资料审核：项目经理对收集的资料进行审核，确保其真实、完整。

3.归档登记：将审核通过的资料进行编号登记，存入档案管理系统。

4.2档案保管流程

1.资料存放：将归档资料存放于档案室，按照编号顺序排放。

2.定期检查：每季度对档案室进行检查，确保档案的安全和完整性。

4.3档案查阅流程

1.填写申请：查阅人员填写《档案查阅申请表》并提交。

2.审批流程：项目经理审核申请，批准后方可查阅。

3.查阅记录：查阅过程需记录在案，确保可追溯性。

4.4档案转递流程

1.填写通知单：需转递档案时，填写《档案转递通知单》。

2.密封转递：由专人负责密封转递档案，禁止个人携带。

3.接收确认：接收方需对转递档案进行核对，确认无误后签字。

第五章监督与评估机制

5.1监督机制

建立档案管理监督机制，由专门的档案管理人员定期对档案管理流程进行监督检查，确保制度的有效落实。

5.2评估机制

每年对档案管理工作进行一次全面评估，评估内容包括：

-档案资料的完整性和准确性

-档案管理流程的执行情况

-档案安全措施的有效性

5.3记录与反馈

建立档案管理记录及反馈机制，定期收集各部门对档案管理的意见和建议，及时进行制度修订和完善。

第六章附则

6.1解释权限

本制度由公司档案管理部门负责解释。

6.2生效日期

本制度自发布之日起生效。

6.3修订流程

如需修订本制度，应由项目经理提出修订申请，经过公司高层审核、批准后方可生效。

结论

通过制定本工程档案资料管理流程及制度，我们旨在提高公司工程项目的管理水平，确保档案资料的安全、完整和有效利用。希望各部门能够积极配合，共同推动档案管理工作的规范化和科学化，实现公司管理目标的达成。