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监理档案资料管理制度

第一章总则

为加强监理档案资料的管理，确保监理工作的规范化、系统化，依据国家相关法律法规及行业标准，特制定本制度。监理档案资料是记录监理工作全过程的重要凭证，是评估工程质量、进度及成本的重要依据，对保证工程建设的顺利实施具有重要意义。

第二章目标

本制度旨在通过规范监理档案资料的收集、整理、保管、查阅和转递，确保档案资料的完整性、真实有效性及安全性，提高监理工作的透明度和可追溯性，推动监理工作科学化与信息化建设。

第三章适用范围

本制度适用于所有参与监理工作的人员及其相关单位，涵盖监理工程师、项目经理、监理公司及其下属部门。所有涉及监理档案资料的活动均需遵循本制度。

第四章法律法规依据

本制度依据以下法律法规及行业标准制定：

1.《中华人民共和国建筑法》

2.《建设工程监理规范》

3.《国家档案法》

4.其他相关法律法规及行业标准。

第五章管理规范

1.档案资料分类

监理档案资料分为以下几类：

-项目立项资料

-监理计划

-施工记录

-质量控制资料

-会议纪要

-变更及索赔资料

-其他与监理工作相关的文件。

2.档案收集与归档

-所有监理档案资料应在项目实施过程中及时收集，并按照类别整理。

-归档资料必须确保字迹清晰、内容完整，需由监理工程师审核签字确认。

-归档时间应在项目竣工后一个月内完成。

3.档案保管

-监理档案资料应由专人负责保管，存放于防火、防潮、防盗的专用档案室。

-每份档案应进行编号登记，建立档案管理台账，定期进行核对与检查。

-对于重要档案资料，应进行电子化备份，确保在自然灾害或意外情况下的数据安全。

第六章操作流程

1.档案资料的收集流程

-项目监理人员在日常监理工作中，需实时记录与项目相关的各类资料，确保信息的即时性与准确性。

-所有资料收集后，归档责任人需按规定格式整理，并提交审核。

2.档案资料的审核与归档流程

-监理工程师对整理好的档案资料进行审核，确认无误后进行归档。

-归档时，需填写归档清单，并将清单与档案一同存档。

3.档案资料的查阅流程

-需查阅档案资料的人员应填写查阅申请表，经档案管理负责人审核批准后方可查阅。

4.档案资料的转递流程

-档案转递需填写转递单，明确转递内容、接受人及转递原因，由档案管理负责人签字确认。

-转递档案时应采用密封方式，确保档案资料的安全性。

第七章监督机制

1.内部审核

-建立档案资料管理的内部审核机制，每年对档案资料进行全面检查，确保档案的完整性和真实性。

-对于发现的档案不齐全或管理不规范的问题，需及时整改，并提出改进措施。

2.定期评估

-定期对档案资料管理制度的实施效果进行评估，收集各部门反馈意见，持续改进管理流程和方法。

-评估结果向全体监理人员通报，并作为下一年度工作改进的依据。

第八章附则

1.解释权

本制度由监理部负责解释，具体实施细则可根据实际情况另行制定。

2.生效日期

本制度自发布之日起生效，所有监理人员应严格遵守。

3.修订流程

本制度如需修订，需由监理部提出修订方案，经过审核、讨论后报公司领导批准方可实施，修订情况应及时通知全体相关人员。

第九章附件

1.档案管理台账

2.查阅申请表

3.转递单

4.归档清单

通过上述制度的实施，旨在提高监理档案资料管理的效率和规范性，确保监理工作与项目建设的顺利推进，为工程质量的保障提供有力支持。