民办学校档案管理制度.docx

民办学校档案管理制度

第一章总则

为加强民办学校的档案管理，保障档案的安全性和有效利用，依据国家相关法律法规及行业标准，特制定本制度。档案是记录学校教学、管理、科研等方面的重要文件材料，是学校发展、评估、管理和决策的重要依据。通过科学、规范的档案管理，提升学校整体管理水平，促进学校的可持续发展。

第二章适用范围

本制度适用于本校所有部门、教职员工及学生个人档案的收集、整理、保管、使用及转递工作。涉及的档案包括但不限于：教职员工人事档案、学生学习档案、教学档案、科研档案、管理档案及其他相关档案。

第三章法规依据

本制度依据以下法规和政策制定：

1.《中华人民共和国档案法》

2.《高等学校档案管理办法》

3.《民办教育促进法》

4.其他相关法律法规及行业规范。

第四章档案管理的基本任务

档案管理的基本任务包括：

1.收集与整理：对各类档案材料进行收集、整理、分类和归档，确保档案的完整性和系统性。

2.保管：确保档案的安全存放，定期检查，防火、防潮、防盗。

3.查阅与借用：规范档案的查阅和借用流程，确保档案的使用合规。

4.转递：处理档案的转递工作，确保档案在转递过程中的安全性与完整性。

5.利用与评估：定期对档案的利用情况进行评估，提出优化建议，提高档案管理的效率。

第五章档案的收集与归档

5.1收集

档案材料的收集由档案管理部门与各相关部门协作完成，内容包括：

-教职员工登记表

-个人简历

-考核材料

-职业资格证书复印件

-奖惩材料

-学生登记表

-学习成绩单

-各类审批材料

5.2归档

归档材料必须字迹工整、内容完整，档案管理部门有权对不符合要求的材料进行纠正和完善。所有档案材料应根据统一的分类标准进行归档，形成完整的档案体系。

第六章档案的保管

6.1保管责任

档案由档案管理部门专人负责保管，确保档案安全有效。档案应存入专用档案室，并采取防火、防潮、防盗等措施。

6.2存放要求

档案应逐一编号登记，建立档案管理台账。每年定期检查核对，确保档案的完整性和安全性。档案室应符合防火、防潮、防盗等要求，且无关人员不得随意出入。

第七章档案的查阅与借用

7.1查阅

教职员工或学生需查阅档案时，应向档案管理部门提出申请并办理登记手续。所有查阅人员须遵守保密制度，严禁对档案进行涂改、圈划、拆换。

7.2借用

档案原则上不外借，特殊情况需外借时，须经校领导批准。借用档案时，需填写借用登记表，并在规定期限内归还。

第八章档案的转递

8.1转递流程

档案转递工作需认真负责，人员内部调动时，档案随人转递。档案管理部门负责密封转递档案，禁止个人携带。

8.2转递记录

转递的档案需填写转递通知单，并通过机要途径转递。对转进的档案，应及时核对无误，并办理通知单回执。

第九章档案的利用与评估

9.1利用

档案应为学校的教学、科研、管理等提供服务。各部门应根据需要合理利用档案，确保档案的有效性。

9.2评估

每年对档案的利用情况进行评估，分析利用效率，提出改进意见，提升档案管理的科学性和有效性。

第十章监督机制

10.1监督责任

学校设立档案管理监督小组，负责对档案管理工作进行监督和检查，确保制度的落实与执行。

10.2记录与反馈

各部门应定期向监督小组报告档案管理情况，发现问题及时反馈并整改。监督小组应定期组织评估会议，讨论档案管理工作，提出改进建议。

第十一章附则

本制度由档案管理部门负责解释，自颁布之日起实施。根据实际情况和需要，档案管理部门可对本制度进行修订，并及时向全体教职员工和学生公开。

以上是民办学校档案管理制度的详细制定。本制度力争通过科学、规范的管理，确保档案的安全、完整与有效利用，推动学校的可持续发展。