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民办学校档案管理制度
第一章总则
为加强民办学校的档案管理,保障档案的安全性和有效利用,依据国家相关法律法规及行业标准,特制定本制度。档案是记录学校教学、管理、科研等方面的重要文件材料,是学校发展、评估、管理和决策的重要依据。通过科学、规范的档案管理,提升学校整体管理水平,促进学校的可持续发展。
第二章适用范围
本制度适用于本校所有部门、教职员工及学生个人档案的收集、整理、保管、使用及转递工作。涉及的档案包括但不限于:教职员工人事档案、学生学习档案、教学档案、科研档案、管理档案及其他相关档案。
第三章法规依据
本制度依据以下法规和政策制定:
1.《中华人民共和国档案法》
2.《高等学校档案管理办法》
3.《民办教育促进法》
4.其他相关法律法规及行业规范。
第四章档案管理的基本任务
档案管理的基本任务包括:
1.收集与整理:对各类档案材料进行收集、整理、分类和归档,确保档案的完整性和系统性。
2.保管:确保档案的安全存放,定期检查,防火、防潮、防盗。
3.查阅与借用:规范档案的查阅和借用流程,确保档案的使用合规。
4.转递:处理档案的转递工作,确保档案在转递过程中的安全性与完整性。
5.利用与评估:定期对档案的利用情况进行评估,提出优化建议,提高档案管理的效率。
第五章档案的收集与归档
5.1收集
档案材料的收集由档案管理部门与各相关部门协作完成,内容包括:
-教职员工登记表
-个人简历
-考核材料
-职业资格证书复印件
-奖惩材料
-学生登记表
-学习成绩单
-各类审批材料
5.2归档
归档材料必须字迹工整、内容完整,档案管理部门有权对不符合要求的材料进行纠正和完善。所有档案材料应根据统一的分类标准进行归档,形成完整的档案体系。
第六章档案的保管
6.1保管责任
档案由档案管理部门专人负责保管,确保档案安全有效。档案应存入专用档案室,并采取防火、防潮、防盗等措施。
6.2存放要求
档案应逐一编号登记,建立档案管理台账。每年定期检查核对,确保档案的完整性和安全性。档案室应符合防火、防潮、防盗等要求,且无关人员不得随意出入。
第七章档案的查阅与借用
7.1查阅
教职员工或学生需查阅档案时,应向档案管理部门提出申请并办理登记手续。所有查阅人员须遵守保密制度,严禁对档案进行涂改、圈划、拆换。
7.2借用
档案原则上不外借,特殊情况需外借时,须经校领导批准。借用档案时,需填写借用登记表,并在规定期限内归还。
第八章档案的转递
8.1转递流程
档案转递工作需认真负责,人员内部调动时,档案随人转递。档案管理部门负责密封转递档案,禁止个人携带。
8.2转递记录
转递的档案需填写转递通知单,并通过机要途径转递。对转进的档案,应及时核对无误,并办理通知单回执。
第九章档案的利用与评估
9.1利用
档案应为学校的教学、科研、管理等提供服务。各部门应根据需要合理利用档案,确保档案的有效性。
9.2评估
每年对档案的利用情况进行评估,分析利用效率,提出改进意见,提升档案管理的科学性和有效性。
第十章监督机制
10.1监督责任
学校设立档案管理监督小组,负责对档案管理工作进行监督和检查,确保制度的落实与执行。
10.2记录与反馈
各部门应定期向监督小组报告档案管理情况,发现问题及时反馈并整改。监督小组应定期组织评估会议,讨论档案管理工作,提出改进建议。
第十一章附则
本制度由档案管理部门负责解释,自颁布之日起实施。根据实际情况和需要,档案管理部门可对本制度进行修订,并及时向全体教职员工和学生公开。
以上是民办学校档案管理制度的详细制定。本制度力争通过科学、规范的管理,确保档案的安全、完整与有效利用,推动学校的可持续发展。
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