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公章管理制度

第一章总则

为加强公章的管理，确保公章使用的规范性和安全性，防范和控制潜在的风险，维护公司的合法权益，根据国家法律法规及公司相关规定，制定本制度。公章是公司对外签署文件、合同及其他法律行为的重要凭证，合理的公章管理制度有助于提高公司运营效率，保障公司形象与信誉。

第二章适用范围

本制度适用于公司所有部门、全体员工及外部合作单位。所有涉及公章使用的活动、流程及行为均需遵循本制度的相关规定。

第三章管理规范

1.公章种类

-本公司公章包括：法人章、财务章、合同章、发票专用章等。不同类型的公章应根据其使用目的进行登记和管理。

2.公章保管

-公章由专人负责保管，通常由行政部指定的公章管理员负责。

-公章应存放在专用的保险柜内，并采取防火、防潮、防盗等安全措施。

-公章的使用及保管情况应定期进行检查，每季度至少一次，确保公章的完整和安全。

3.公章使用申请

-使用公章前，需填写《公章使用申请表》，申请表需由部门负责人签字并报送行政部审核。

-申请使用公章的事项包括：合同签署、重要文件盖章、对外文件提交等。

-行政部在审核申请后，需在1个工作日内给予反馈。

4.公章使用登记

-每次公章的使用，需在《公章使用登记册》上详细记录，包括使用时间、使用事项、使用人、审批人等信息。

-登记册应由公章管理员负责保管，并定期（每月）汇总使用情况，提交公司领导审核。

5.公章的撤回与销毁

-如发现公章丢失、被盗或损坏等情况，应立即向公司领导报告，并采取相应措施进行撤回或更换。

-撤回的公章需由行政部进行登记，并在必要时进行销毁处理，销毁过程需由两名以上的管理人员见证，并填写销毁报告。

第四章操作流程

1.公章的申请与使用流程

-使用人填写《公章使用申请表》→部门负责人审核签字→行政部审核→公章管理员登记→公章使用→在《公章使用登记册》上记录。

2.公章的存放与保管流程

-公章管理员每日检查公章存放情况→定期（每季度）对公章进行安全检查→如发现异常情况，立即上报。

3.公章的销毁流程

-发现公章丢失或损坏→报告公司领导→行政部登记并组织销毁→填写销毁报告→将报告存档。

第五章监督机制

1.监督与检查

-公司设立公章管理监督小组，定期对公章使用及管理情况进行检查，确保制度的落实。

-监督小组应每季度向公司领导汇报公章管理的情况，并提出改进意见。

2.违规处理

-对于违反公章管理制度的行为，依照公司相关纪律进行处理，情节严重的可追究法律责任。

-违规处理应由监督小组提出，并经公司领导审批后实施。

3.反馈与改进

-所有公章使用者可对公章管理制度提出建议，建议应以书面形式提交至行政部。

-行政部应定期整理反馈意见，并对制度进行评估与改进，确保制度的持续适应性和有效性。

第六章附则

1.解释权限

-本制度的解释权归行政部所有。

2.适用条件

-本制度适用于所有涉及公章管理的活动和流程，所有员工均需遵守。

3.生效日期

-本制度自发布之日起生效。

4.修订流程

-本制度如需修订，应由行政部提出修订意见，并经公司领导批准后实施。

总结

通过制定严格而详细的公章管理制度，可以有效地规范公章的使用和管理，减少风险，保护公司合法权益。所有员工需严格遵守本制度，确保公章的安全与有效使用，维护公司的形象与信誉。