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安全档案资料管理制度

第一章总则

为加强对安全档案资料的管理，保障档案的安全性、完整性和有效性，依据国家法律法规、行业标准及本组织的相关规定，制定本制度。安全档案资料是记录公司安全生产、职业健康等信息的重要依据，是公司进行安全管理和决策的重要参考。

第二章目标

本制度的主要目标包括：

1.确保安全档案资料的保管、使用和信息的传递符合安全管理的要求。

2.规范安全档案资料的收集、整理和归档流程，提高档案管理的科学性和效率。

3.加强对安全档案的监督和评估机制，及时发现并改进管理中的不足。

第三章适用范围

本制度适用于公司内部所有部门及其相关人员在安全档案资料的管理、使用及维护过程中所需遵循的规范和流程。

第四章法规依据

本制度依据以下法规、政策及标准制定：

1.《中华人民共和国档案法》

2.《安全生产法》

3.《职业病防治法》

4.行业标准及公司内部相关规定

第五章管理规范

5.1档案资料的收集和归档

1.各部门应定期收集与安全相关的各类档案资料，包括但不限于安全培训记录、安全检查报告、事故报告、职业病防治记录等。

2.档案资料的归档应由专人负责，确保资料的完整性和准确性。所有归档资料应按年度、部门分类整理，并编号存档。

5.2档案资料的保管

1.安全档案资料应由专门的档案管理人员进行保管，资料存放在专用的档案柜或档案室内。

2.档案室应具备防火、防潮、防盗等安全措施，定期检查设施设备的完好性。

3.重要档案资料（如事故调查报告）应进行双重保管，存放在不同地点，确保在突发情况下的安全性。

5.3档案资料的查阅和借用

1.查阅档案资料需向档案管理部门提出申请，填写查阅登记表，并说明查阅目的。

2.档案资料原则上不允许外借，特殊情况下需经安全管理部门负责人批准。

3.查阅档案时，需遵守保密制度，不得对档案资料进行涂改、圈划或拆换。

5.4档案资料的转递

1.档案资料的转递需使用专用档案袋，并由档案管理人员进行密封。

2.转递档案时，需填写转递通知单，确保档案资料的安全和完整。

3.对于转入的档案资料，应及时进行核对，并办理接收确认手续。

第六章操作流程

6.1档案资料的收集流程

1.各部门于每月末收集当月的安全档案资料，整理成册。

2.由专人负责对档案资料进行初步审核，确保资料的完整和准确。

3.合格的档案资料交由档案管理人员归档。

6.2档案资料的保管流程

1.档案管理人员对归档的资料进行编号，录入档案管理系统。

2.定期对档案进行检查，确保档案的完好性。

3.每年进行一次档案资料的清理和更新，淘汰过期或无效的资料。

6.3档案资料的查阅和借用流程

1.查阅档案的申请人填写查阅登记表，交由档案管理人员审核。

2.经批准后，查阅人员在档案室内查阅，查阅结束后需签字确认。

3.借用档案的申请需经安全管理部门负责人同意，并在指定时间内归还。

6.4档案资料的转递流程

1.转递档案资料前，需填写转递通知单，并由档案管理人员审核。

2.使用专用档案袋进行转递，确保资料不被损坏。

3.接收方在确认收到资料后，需填写接收确认单。

第七章监督机制

1.成立安全档案资料管理小组，负责对档案管理工作的监督和检查。

2.定期对档案管理工作进行评估，发现问题及时整改。

3.建立档案管理工作反馈机制，鼓励员工提出改进意见。

第八章附则

1.本制度由安全管理部门负责解释，自颁布之日起实施。

2.本制度如需修订，需经安全管理部门审核，并报请公司领导批准。

通过制定本安全档案资料管理制度，旨在提高公司安全管理水平，增强全员安全意识，确保安全档案资料的有效管理与利用，为公司的安全生产提供坚实的基础和保障。