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(档案管理)各种档案立卷归档制度

档案管理制度（立卷归档制度）

第一章总则

为了提高档案管理的规范化、系统化水平，确保档案的安全、完整和有效利用，依据国家相关法律法规及本组织的实际情况，特制定本档案立卷归档制度。该制度旨在明确档案的收集、整理、保管和使用流程，为组织内部各项工作提供必要的信息支持。

第二章目标

1.规范档案管理流程：通过制度的实施，建立健全档案管理的标准化流程。

2.确保档案安全：制定严格的档案保管措施，防止档案损坏、丢失。

3.提高档案利用效率：通过科学的整理和分类，提高档案的查阅效率和利用率。

4.促进信息共享：做好档案的管理与信息化建设，使档案成为组织决策的重要依据。

第三章适用范围

本制度适用于本组织所有部门和员工，涉及到的档案包括但不限于：

-人事档案

-财务档案

-业务档案

-项目档案

-其他相关的工作档案

第四章法律依据

本制度依据以下法律法规及政策文件制定：

1.《中华人民共和国档案法》

2.《档案管理条例》

3.《企业档案管理规范》

4.组织的内部规章制度

第五章档案工作任务

1.收集档案：各部门需负责收集本部门所有相关档案资料，并按要求整理。

2.整理归档：由档案管理部门负责对收集的档案进行分类、整理和编号，确保档案的完整性和可查性。

3.保管档案：档案管理部门应对档案进行安全保管，确保档案在使用和储存过程中的安全性。

4.查阅与借用：建立档案查阅和借用的审批流程，确保档案使用的合规性和安全性。

5.档案转递：对需要转递的档案，遵循规定流程，确保档案在转递过程中的安全。

第六章档案的收集和归档

1.收集要求：各部门需在每个工作周期结束后，及时收集和整理本部门的档案资料，确保资料的完整与准确。

2.归档材料：归档材料包括：

-各类工作记录

-会议纪要

-业务合同

-相关证件及证明材料

3.整理规范：档案材料需按照时间、类别及相关性进行分类整理，确保档案的查找和利用。

第七章档案的保管

1.保管责任：档案管理部门负责所有档案的保管工作，确保档案的安全性与完整性。

2.存储环境：档案存放应选择干燥、通风、无污染的环境，采取防火、防潮、防盗等措施。

3.档案编号：所有档案在归档时必须进行编号登记，形成完整的档案目录，并定期进行核对和检查。

4.交接流程：档案在交接过程中，需填写交接单，由接收和交接双方签字确认。

第八章档案的查阅和借用

1.查阅申请：员工或外单位人员需查阅档案时，需提前向档案管理部门提出申请，注明查阅目的。

2.审批流程：档案管理部门在收到申请后，需进行审核，确保查阅的合理性和合规性。

3.借用规定：原则上档案不外借，特殊情况需经部门负责人批准，借用时需填写借用登记表。

4.保密措施：查阅期间，需遵循保密规定，严禁对档案内容进行涂改、圈划或拆换。

第九章档案的转递

1.转递流程：档案转递需经过档案管理部门，确保档案在转递过程中的安全。

2.密封转递：所有需转递的档案应进行密封，禁止个人随意携带，确保档案不被篡改。

3.转递记录：转递档案时，需填写转递通知单，记录转递的档案名称、数量及接收人信息。

第十章监督机制

1.监督责任：档案管理部门应定期对档案的收集、整理、保管和使用情况进行检查。

2.评估机制：对档案管理工作的实施情况进行评估，确保制度的执行到位，及时发现问题并进行整改。

3.反馈渠道：建立档案管理的反馈机制，鼓励员工提出改进意见，持续优化档案管理流程。

第十一章附则

1.解释权限：本制度的最终解释权归档案管理部门所有。

2.适用条件：本制度适用于所有部门及员工，确保档案管理工作规范有序。

3.生效日期：本制度自发布之日起生效，所有相关人员应严格遵守。

4.修订流程：如需对本制度进行修订，应由档案管理部门提出建议，经管理层审议通过后正式实施。

结语

通过本制度的实施，旨在进一步加强组织的档案管理水平，确保档案的安全、完整与有效利用。各部门需积极配合，严格遵守相关规定，共同推动档案管理工作迈向更高的标准和效率。