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会议室工作流程

会会议议室室工工作作流流程程

一、会议前期准备

一一、、会会议议前前期期准准备备

（一）查看会议室使用通知单

（（一一））查查看看会会议议室室使使用用通通知知单单

1、认真查看会议时间、会议地点、会议召集人、会议

11、、认认真真查查看看会会议议时时间间、、会会议议地地点点、、会会议议召召集集人人、、会会议议

承办科室、联系人、参会人数等，做好相关准备工作。

承承办办科科室室、、联联系系人人、、参参会会人人数数等等，，做做好好相相关关准准备备工工作作。。

（二）会场布置

（（二二））会会场场布布置置

2、检查会场笔、茶杯、文件夹等必要设施和工具情况，

22、检查会场笔、茶杯、文件夹等必要设施和工具情况，、检查会场笔、茶杯、文件夹等必要设施和工具情况，

缺少时时补充。

缺缺少少时时时时补补充充。。

3、联系会议联系人，准备桌签、横幅其他特别要求

33、、联联系系会会议议联联系系人人，，准准备备桌桌签签、、横横幅幅其其他他特特别别要要求求

的工具用品等。

的的工工具具用用品品等等。。

（三）会前检查

（（三三））会会前前检检查查

4、检查会议桌、台面、地面会议用仪器卫生物品

44、、检检查查会会议议桌桌、、台台面面、、地地面面会会议议用用仪仪器器卫卫生生物物品品

摆放是否规范。

摆摆放放是是否否规规范范。。

5、通知水电科，提前30分开启会议室相关区域的照明、

55、、通通知知水水电电科科，，提提前前3300分分开开启启会会议议室室相相关关区区域域的的照照明明、、

空调设备，确保正常使用，温控适中。

空空调调设设备备，，确确保保正正常常使使用用，，温温控控适适中中。。

6、通知水电科，提前30分钟调试会议室音响、话筒、

66、、通通知知水水电电科科，，提提前前3300分分钟钟调调试试会会议议室室音音响响、、话话筒筒、、

投影仪等必要设备，确保正常使用。

投投影影仪仪等等必必要要设设备备，，确确保保正正常常使使用用。。

7、复核会议通知单的所有要求，检查横幅、桌签摆放

77、、复复核核会会议议通通知知单单的的所所有有要要求求，，检检查查横横幅幅、、桌桌签签摆摆放放

内容，确保摆放正确，内容无误，检查茶叶开水是否充足

内内容容，，确确保保摆摆放放正正确确，，内内容容无无误误，，检检查查茶茶叶叶开开水水是是否否充充足足

到位。

到到位位。。

8、检查告示牌、“签到处”、签到册的摆放及内容是否

88、、检检查查告告示示牌牌、、““签签到到处处””、、签签到到册册的的摆摆放放及及内内容容是是否否

无误。

无无误误。。

（四）人员安排人员

（（四四））人人员员安安排排人人员员

9、会务服务人员提前30分钟站立门口，迎接参会人员

99、会务服务人员提前、会务服务人员提前3300分钟站立门口，迎接参会人员分钟站立门口，迎接参会人员

到来。

到到来来。。

10、通知水电科音响设备控制人员提前30分钟到达控

1100、、通通知知水水电电科科音音响响设设备备控控制制人人员员提提前前3300分分钟钟到到达达控控

制区域，做好准备工作，并全程跟踪会议，处理应急事务。

制制区区域域，，做做好好准准备备工工作作，，并并全全程程跟跟踪踪会会议议，，处处理理应应急急事事务务。。

二、会议现场服务

二二、、会会议议现现场场服服务务