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合同归档制度

第一章总则

为了加强公司合同管理，确保合同的有效性与安全性，根据国家法律法规及公司内部管理规定，特制定本合同归档制度。合同是公司经营活动中不可或缺的重要法律文件，合理的归档管理能够有效提升合同的使用效率，防范法律风险。

第二章目标与适用范围

1.目标

本制度旨在规范合同的归档流程，确保合同资料的完整性、安全性与可追溯性，为后续的合同履行、审计、纠纷处理等提供可靠依据。

2.适用范围

本制度适用于公司所有部门涉及的各类合同，包括但不限于采购合同、销售合同、服务合同、合作协议、租赁合同等。

第三章合同归档的管理规范

1.合同的分类与编号

合同归档前，需按照合同类型进行分类，并进行编号。合同编号应包含年份、部门代码及序列号，便于后续查找与管理。

2.合同的收集与整理

各部门需负责本部门合同的收集与整理，合同应包括签署的原件及相关附件。在收集合同材料时，应确保内容完整、签字齐全，避免缺少重要信息。

3.合同的归档材料

归档的合同材料应包括以下内容：

-合同正本

-相关附件（如报价单、补充协议等）

-合同履行记录（如发货单、付款凭证等）

-其他相关文件（如审查意见、审批文件等）

第四章合同的归档流程

1.合同审核

合同签署后，需由法务部门进行审核，确保合同条款的合理性及合法性。审核通过后，合同方可进入归档流程。

2.合同归档操作步骤

-步骤一：合同审核通过后，法务部门将合同交由综合管理部进行归档。

-步骤二：综合管理部对合同进行编号、分类，填写合同归档登记表。

-步骤三：合同原件及相关材料按规定整理齐全，装入档案袋，并在外部标明合同编号及名称。

-步骤四：合同档案应保存在专用档案柜中，确保防火、防潮、防盗等安全措施。

3.合同电子化管理

合同归档后，综合管理部应将合同信息录入电子管理系统，确保合同信息的数字化存储与备份，便于后续查询与管理。

第五章合同的查阅与借用

1.查阅流程

-需查阅合同的员工应填写查阅申请表，说明查阅目的及所需查阅的合同编号。

-综合管理部审核后，安排查阅时间，查阅过程中需遵守保密规定，严禁对合同进行涂改或拆换。

2.借用规定

-合同原则上不外借，特殊情况需经综合管理部主管及法务部门批准。

-外借合同需填写借用登记表，并在归还时核对合同完整性，确保无损毁和丢失。

第六章合同的转递与销毁

1.合同转递

在公司内部调动或部门变更时，合同需随人员转递。转递时应采用密封方式，并由转递双方签字确认。

2.合同销毁

合同在法律规定的保存期限届满后，经法务部门审核可进行销毁。销毁时应采取安全措施，确保合同内容不被泄露。

第七章监督与评估机制

1.监督机制

为保证合同归档制度的有效实施，各部门应定期向综合管理部汇报合同归档情况，综合管理部负责对各部门合同归档工作进行监督检查。

2.评估机制

每季度进行一次合同归档工作评估，评估内容包括合同归档的完整性、准确性及查阅效率，发现问题及时改进。

第八章附则

本制度由综合管理部负责解释，自颁布之日起实施。根据公司实际情况，可进行适时修订。

通过建立完善的合同归档制度，我们不仅能够提高合同管理的效率，还能有效降低法律风险，确保公司的各项经营活动顺利进行。希望各部门能严格遵循本制度，共同维护公司的合法权益。