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公司销售合同管理制度
第一章总则
为规范公司销售合同的管理,确保合同的合法性、有效性和合规性,保护公司及客户的合法权益,提高合同执行的效率,根据国家法律法规、行业标准及公司内部规定,特制定本制度。
第二章目标
本制度的主要目标为:
1.确保销售合同的合法合规,降低法律风险。
2.明确销售合同的审批、签署、履行及变更流程,提升管理效率。
3.加强对销售合同的监督与评估,确保合同执行的有效性。
4.建立合同档案管理制度,便于查询和追溯。
第三章适用范围
本制度适用于公司所有部门及员工在销售合同的起草、审核、签署、履行、变更及归档等环节的管理工作。
第四章法规依据
本制度依据以下法律法规和行业标准制定:
1.《中华人民共和国合同法》
2.《中华人民共和国民法典》
3.《企业合同管理规范》
4.其他相关法律法规及公司内部规定
第五章管理规范
第1条责任分工
1.销售部门:负责销售合同的起草、审核及执行,确保合同内容符合公司政策及法律法规。
3.财务部门:负责销售合同中财务相关条款的审核,确保合同的财务合规性。
4.管理层:对销售合同的重大事项进行审批,并负责合同的监督与评估。
第2条合同起草
1.销售部门在与客户达成初步意向后,应根据公司模板起草销售合同。
2.合同内容应包括但不限于以下要素:
-合同当事人信息
-商品或服务的描述
-价格及支付条款
-交货及履行条款
-违约责任及争议解决条款
第3条合同审核
1.销售部门应将起草完成的合同提交法务部门及财务部门审核。
2.法务部门应在3个工作日内完成审核,并提出意见。
3.财务部门应在2个工作日内完成审核,确保财务条款的合规性。
4.合同审核通过后,销售部门即可进行签署。
第六章合同签署
1.合同签署应由公司法定代表人或授权代表进行。
2.在签署前,销售部门需确认合同条款的最终版本,并与客户再次确认。
3.合同应以书面形式签署,电子合同需使用公司认可的电子签名平台。
第七章合同履行
第1条履行责任
1.销售部门应按照合同约定及时向客户提供商品或服务。
2.销售部门应保持与客户的沟通,确保客户在合同履行过程中的需求得到满足。
第2条变更及解除
1.合同的变更应由销售部门提出,并经法务部门审核及管理层审批。
2.如需解除合同,销售部门应提前通知客户,并按照合同约定的解除条款办理。
第八章合同档案管理
第1条合同归档
1.合同签署后,销售部门应将合同原件及相关资料归档,存档时间不少于5年。
2.档案管理应遵循以下要求:
-合同归档应按照合同类型分类管理。
-每份合同应建立电子档案,便于查询和追踪。
第2条合同查询
1.合同档案应向公司内部相关部门开放查询,需填写查询申请表。
2.查询记录应进行登记,确保档案安全。
第九章监督机制
1.公司应定期对销售合同的管理进行检查与评估,确保合同管理的合规性与有效性。
2.每季度,法务部门需对合同履行情况进行分析,提出改进建议。
3.对于违反本制度的行为,相关责任人应承担相应的责任。
第十章附则
1.本制度由法务部门负责解释。
2.本制度自发布之日起实施,原有相关规定同时废止。
3.本制度可根据实际情况进行修订,修订应经过管理层审核及批准。
通过以上制度的制定,旨在建立科学合理的销售合同管理体系,确保公司的合同管理工作高效、合规,保护公司及客户的合法权益,为公司的可持续发展提供有力保障。
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