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商务礼仪接待常识

商务礼仪接待是商务交往中最基本、最重要的环节。商

务接待中的迎接显得尤其重要，因为它是给客人良好第一印

象的最重要环节。要给对方留下良好的第一印象，为下一步

的深入接触打下坚实的基础。

商务接待一般可分为“室外”接待与“室内”接待。

“室外”接待主要是指不在本公司内的接待，反之，就是指

“室内”接待。

一、商务“室外”接待

1、接待准备

对于前来访问、洽谈业务、参加会议的外国、外地客

人，应首先了解对方到达的车次、航班，安排与客人身份、

职务相当的人员前去迎接。若因某种原因，相应身份的主人

不能前往，前去迎接的主人应向客人作出礼貌的解释。

2、及时接待

主人到车站、机场去迎接客人，应提前到达，恭候客

人的到来，决不能迟到让客人久等。客人看到有人来迎接，

内心必定感到非常高兴，若迎接来迟，必定会给客人心里留

下阴影，事后无论怎样解释，都无法消除这种失职和不守信

誉的印象。

3、接待礼节

接到客人后，应首先问候“一路辛苦了”、“欢迎您来

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到我们这个美丽的城市”、“欢迎您来到我们公司”等等。然

后向对方作自我介绍，如果有名片，可送予对方。注意送名

片的礼仪：

当你与长者、尊者交换名片时，双手递上，身体可微

微前倾，说一句“请多关照”。你想得到对方名片时，可以

用请求的口吻说：“如果您方便的话，能否留张名片给我？”

作为接名片的人，双手接过名片后，应仔细地看一遍，

千万不要看也不看就放入口袋，也不要顺手往桌上扔。

4、交通工具的安排

迎接客人应提前为客人准备好交通工具，不要等到客

人到了才匆匆忙忙准备交通工具，那样会因让客人久等而误

事。

5、日程安排

主人应提前为客人准备好住宿，帮客人办理好一切手

续并将客人领进房间，同时向客人介绍住处的服务、设施，

将活动的计划、日程安排交给客人，并把准备好的地图或旅

游图、名胜古迹等介绍材料送给客人。

将客人送到住地后，主人不要立即离去，应陪客人稍

作停留，热情交谈，谈话内容要让客人感到满意，比如客人

参与活动的背景材料、当地风土人情、有特点的自然景观、

特产、物价等。考虑到客人一路旅途劳累，主人不宜久留，

让客人早些休息。分手时将下次联系的时间、地点、方式等

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告诉客人。

二、商务“室内”接待

在“室内”接待时，主要要注意以下几点。

1、客人要找的负责人不在时，要明确告诉对方负责

人到何处去了，以及何时回本单位。请客人留下电话、地址，

明确是由客人再次来单位，还是我方负责人到对方单位去。

2、客人到来时，我方负责人由于种种原因不能马上

接见，要向客人说明等待理由与等待时间，若客人愿意等待，

应该向客人提供饮料、杂志，如果可能，应该时常为客人

换饮料。

3、接待人员带领客人到达目的地，应该有正确的引

导方法和引导姿势。

在走廊的引导方法：接待人员在客人二三步之前，配

合步调，让客人走在内侧。

在楼梯的引导方法：当引导客人上楼时，应该让客人

走在前面，接待人员走在后面，若是下楼时，应该由接待人

员走在前面，客人在后面，上下楼梯时，接待人员应该注

意客人的安全。

在电梯的引导方法：引导客人乘坐电梯时，接待人员

先进入电梯，等客人进入后关闭电梯门，到达时，接待人员

按“开”的钮，让客人先走出电梯。