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档案管理制度及流程

流程：

⑴申请借阅：借阅人填写《档案借阅申请表》，经部门主

管签字后，送交行政人事部审批。

⑵审批借阅：行政人事部审核申请表，如符合规定，签署

《档案借阅批准单》。

⑶借阅档案：借阅人携带《档案借阅批准单》到行政人事

部领取所需档案。

⑷归还档案：借阅人按期归还档案，并填写《档案借阅归

还登记表》。

2、档案资料的销毁

1）档案管理人员应当定期审核档案资料，对于已经失去

保存价值的档案资料，应当按照规定进行销毁。

2）销毁程序：

⑴确定销毁范围和销毁时间；

⑵编制《档案销毁审批表》，经部门主管签字后，送交行

政人事部审批；

⑶审批销毁：行政人事部审核《档案销毁审批表》，如符

合规定，签署《档案销毁批准单》；

⑷销毁档案：档案管理人员按照《档案销毁批准单》的要

求进行销毁；

⑸编制销毁记录：销毁后，编制《档案销毁记录表》，并

送交行政人事部备案。

六、档案编号规则

1、编号的组成

档案编号由部门代号、档案类别、档案年度、流水号4个

部分组成，用“-”隔开。

例如：行政人事部的合同档案编号为“HR-CON-2021-001”。

2、编号的原则

⑴档案分类明确，编号规范统一；

⑵档案编号要有连续性和唯一性；

⑶档案编号要清晰易懂，方便管理和利用。

七、附则

1、公司档案和资料的保密工作，按照公司保密制度执行；

2、本制度未涉及的事项，按照公司其他有关制度执行。

3、本制度由行政人事部负责解释。

借阅档案需要填写《借阅审批单》并履行借阅手续。原件

只限在公司内借阅，不得带出。如需带出公司查阅，必须经相

关领导批准。档案外借一般只借复印件，需借原件者须经总经

理批准。借阅的档案交还时，必须当面点交清楚。如发现遗失

或损坏，应立即报告直接上级。借阅档案用完后，应及时归还。

如超过借阅时间，须重新办理手续。借档人必须爱护档案，不

得擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、摘抄、

翻印、复印、摄影，不得转借或损坏。

对已失去利用价值的档案，销毁时，必须写申请销毁报告，

编制销毁目录，报部门总经理批准，批准后方可销毁。执行销

毁任务时，必须由行政人事部人员监销，监销人不得少于二人，

并在销毁目录上签字。最后，把销毁目录和批准手续文件，一

并存档永久保存。

档案资料的归档范围包括公司对外发出的公文，收到的公

文，本公司与其他单位来往的文书及权益文书等，公司领导的

批示、指示等，重要的会议材料，反映公司主要职能活动的报

告、总结、工作日记、工作备忘等，公司的各种工作计划、计

划考核/总结、报告、统计报表及简报，本公司与有关单位、

个人签订的合同、协议书等文件正本及过程材料，本公司干部

任免的文件材料、员工奖励、处分、考核的文件材料、本公司

员工劳动、工资、福利方面的文件材料等人事档案资料，本公

司发布的各类广告、宣传材料，本公司的历史沿革、大事记及

反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等，外出公务

活动所获得或形成的档案资料，财务档案资料，各种实物档案，

以及其他具有利用和保存价值的文件资料。

归档的文件资料必须完整、真实、准确。请示和批复、复

印本和正式稿和附件等必须齐全。一般资料按一份原件归档，

重要文件和高使用率文件可以根据需要，按二份原件存档。经

办部门根据实际需要留存复印件或影印本。如因业务处理需要，

原稿须由经办部门保管，应经总经理批准后妥善保存，行政人

事部以影印本归档。

声像档案的摄录必须详细记录事由、时间、地点、主要人

物、背景和摄录者。归档声像资料必须是原版，但在清晰、完

整的特殊情况下，可归档拷贝件。子文件应有相应的纸质文件

和资料一并归档保存，并做好电子文件存储设备信息的备份工

作。各种实物档案（如奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾

和馈赠品等）必须原件归档，并保持其完好无损。

归档时间分为即时归档和定期归档。即时归档适用于公司

规定的密级文件、重要文件（如政府批文、核准文件、证照

等）、合同、协议书等正本及过程资料、公司干部任免的文件

材料以及关于职工奖励、处分、考核的文件材料以及其他认为

需要即时归档的资料。部门应在每月2