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测绘成果及档案管理制度

第一章总则

为加强测绘成果的管理与档案的规范化，确保测绘数据和信息的安全、完整与有效利用，根据国家相关法律法规及行业标准，制定本制度。本制度旨在建立科学、合理、可操作的测绘成果及档案管理体系，以提高测绘工作的效率和质量，保障测绘成果为公司决策和业务发展提供可靠依据。

第二章适用范围

本制度适用于本公司内部所有涉及测绘成果的收集、整理、存储、查阅和利用的相关部门及人员。测绘成果包括但不限于地形图、工程测量数据、成果报告、电子数据和其他相关文件材料。

第三章管理规范

第1节责任分工

1.测绘部：负责测绘成果的收集、整理和初步审核，确保成果的准确性和完整性。

2.档案管理部：负责测绘成果的存储、档案管理、查阅和借用的审核及记录。

3.信息技术部：负责测绘数据的电子化存储和系统维护，确保数据安全及有效使用。

第2节相关法规及标准

本制度依据《中华人民共和国测绘法》、《档案法》及相关行业标准，结合公司实际情况进行制定，确保符合国家和行业的要求。

第四章操作流程

第1节测绘成果的收集与整理

1.数据收集：测绘部根据项目要求开展测绘工作，收集相关数据和信息。

2.整理与审核：完成测绘后，测绘部应对数据进行整理，并由专人负责审核，确保数据的准确性和完整性。

3.成果报告编写：测绘部需编写测绘成果报告，报告应包括测绘目的、过程、结果及分析等内容。

第2节测绘成果的存储

1.纸质档案存储：

-所有测绘成果报告及相关文件需以纸质形式存档，存放于档案管理部指定的档案室。

-档案室需符合防火、防潮、防盗等安全要求，确保档案的安全性。

2.电子数据存储：

-测绘成果的电子数据应在信息技术部指定的服务器上存储，并定期进行备份。

-电子数据需按照统一标准进行命名和分类，便于日后查找。

第3节档案的查阅与借用

1.查阅申请：需查阅档案的人员应向档案管理部提交书面申请，说明查阅目的及所需档案。

2.审核与批准：档案管理部对申请进行审核，必要时可向相关部门进行确认，批准后方可查阅。

3.查阅规范：查阅档案时，需遵守保密制度，严禁对档案进行涂改、圈划、拆换。

第4节档案的借用与转递

1.借用手续：档案借用需填写借用申请表，获得相关领导批准后方可借用，借用人需在归还时填写归还记录。

2.转递流程：档案转递需通过机要途径进行，转递前需填写转递通知单，确保档案安全。

第五章监督机制

1.定期检查：档案管理部应定期对档案进行检查，确保档案的完整性和安全性，发现问题及时整改。

2.记录与反馈：每次查阅和借用档案均需记录在案，定期汇总分析使用情况，为制度改进提供依据。

3.改进措施：根据检查及反馈情况，档案管理部应提出改进措施，确保制度的有效性和可持续性。

第六章附则

1.解释权限：本制度由档案管理部负责解释。

2.生效日期：本制度自发布之日起生效。

3.修订流程：如需对本制度进行修订，须经公司管理层批准，修订后的制度应及时发布并告知相关人员。

结论

测绘成果及档案管理制度的建立，是保障测绘工作规范化、标准化的重要措施，能够有效提高工作效率，保障数据安全与利用。通过明确责任分工、操作流程及监督机制，确保制度的可执行性和可持续性，为公司的发展提供有力支持。希望全体员工认真学习并贯彻实施本制度，共同维护良好的档案管理环境。