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人力资源档案管理制度

第一章总则

为提升公司人力资源管理水平，确保员工人事档案的安全、完整和有效利用，根据国家法律法规及公司内部相关规定，特制定本制度。人事档案是记录员工个人经历、思想、能力、表现等的重要资料，是员工任用、考核及培训的重要依据。

第二章适用范围

本制度适用于公司全体员工的人事档案管理工作，包括但不限于新员工档案的建立、在职员工档案的维护及离职员工档案的管理。

第三章档案管理目标

1.确保人事档案的完整性和真实性。

2.规范档案的收集、整理、保管、查阅和转递流程。

3.提高档案管理的效率，降低管理成本。

4.保障档案信息的安全性和保密性。

第四章法规依据

本制度依据以下法律法规和政策制定：

1.《中华人民共和国劳动法》

2.《中华人民共和国档案法》

3.《人力资源和社会保障部关于加强人事档案管理的通知》

4.其他相关法律法规和公司内部规章制度。

第五章档案管理规范

第1节档案的收集与归档

1.收集内容：

-员工登记表

-个人简历

-考核材料

-证书复印件

-奖惩材料

-劳动合同

-其他相关材料

2.归档要求：

-所有材料应由综合服务部负责收集，确保材料的完整性、准确性和及时性。

-所有归档材料需按照固定格式整理，并由专人审核，确保无误后方可归档。

第2节档案的保管

1.保管责任：

-档案由综合服务部专人负责保管，存放在专用档案室，确保档案安全。

2.安全措施：

-档案室应具备防火、防潮、防盗等安全设施，且定期进行安全检查。

-档案应逐一编号登记，并定期检查，确保档案的完整性和安全性。

第3节档案的查阅与借用

1.查阅流程：

-员工或外单位人员需查阅档案时，须填写查阅申请表并经综合服务部批准。

-查阅时需遵守保密制度，严禁对档案进行涂改、圈划或拆换。

2.借用规定：

-档案原则上不允许外借，特殊情况下需借用时，须经执行总裁批准。

-借用档案时需填写借用登记，并在归还后进行核对。

第4节档案的转递

1.转递流程：

-人员内部调动时，档案随人转递，综合服务部负责密封转递档案。

-转递档案需填写转递通知单，并通过机要途径进行转递。

2.接收要求：

-对转进的档案应及时核对无误，并办理通知单回执，确保档案的完整性。

第六章监督与评估机制

1.监督责任：

-综合服务部定期检查档案管理工作，发现问题及时整改。

-每年进行一次档案管理评估，确保制度的有效落实。

2.反馈机制：

-员工可通过匿名信箱或定期会议向综合服务部反馈档案管理中的问题和建议。

-综合服务部应对反馈进行汇总并提出改进措施，确保制度的持续优化。

第七章附则

1.解释权限：

-本制度的最终解释权归综合服务部所有。

2.实施日期：

-本制度自发布之日起实施。

3.修订流程：

-本制度如需修订，须由综合服务部提出修订建议，经公司管理层审核后方可实施。

第八章结束语

本制度旨在规范公司的人力资源档案管理，提升档案管理水平，确保档案信息的安全和有效利用。通过制度的实施，期望能够为公司人力资源管理提供有力支持，推动公司各项工作的顺利进行。希望全体员工积极配合，严格遵守本制度，共同维护档案管理工作的顺利开展。