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小额贷款公司档案管理制度

第一章总则

为加强小额贷款公司档案管理，保障档案的安全、完整及有效利用，确保公司经营活动的合规性和透明性，根据国家相关法律法规及行业标准，特制定本制度。档案管理的主要目的是提高公司运营效率，确保信息的及时性和准确性，为决策提供依据。

第二章适用范围

本制度适用于本公司所有部门及员工，涉及公司所有档案的收集、整理、保管、利用及销毁等环节。档案包括但不限于：客户资料、贷款申请材料、合同文件、财务报表、内部管理文件及其他相关资料。

第三章档案管理任务

档案管理的任务包括：

1.收集与整理：负责收集、整理各类档案材料，确保其完备性和规范性。

2.保管与维护：对档案进行妥善保管，定期进行维护，确保档案的安全和完整。

3.查阅与借用：建立档案查阅和借用制度，确保档案信息的及时获取。

4.评估与清理：定期对档案进行评估，清理过期或无效的档案材料，确保档案管理的有效性。

第四章档案的收集与归档

4.1收集要求

档案材料的收集应遵循以下原则：

1.全面性：确保收集的档案内容覆盖所有相关业务活动。

2.真实性：所收集的档案材料必须真实有效，确保信息的可靠性。

3.及时性：档案材料应在相关业务完成后及时收集，避免信息滞后。

4.2归档要求

归档材料的整理和归档应遵循以下规范：

1.分类归档：根据档案性质和用途进行分类，便于查找和利用。

2.编号登记：每份档案材料应进行编号，并在档案管理系统中登记，确保档案的可追溯性。

3.信息完整：归档材料应包括相关的附属文件，确保信息的完整性。

第五章档案的保管

5.1保管责任

档案应由专人负责保管，确保档案的安全性和完整性。保管人员要进行定期培训，了解档案保管的相关要求和技术。

5.2存储条件

档案存储应遵循以下要求：

1.防火防潮：档案应存放在专用的档案室，具备防火、防潮、防盗等设施。

2.环境监控：定期对档案存储环境进行监控，确保温湿度适宜，避免档案受损。

3.清晰标识：档案存储区域应有明显的标识，防止无关人员进入。

5.3定期检查

档案管理人员应定期对档案进行检查，确保档案的完整性和有效性。检查记录应保存，作为档案管理的依据。

第六章档案的查阅与借用

6.1查阅申请

员工或外部人员需要查阅档案时，应通过正式渠道提出申请，并填写查阅申请表。查阅申请需经部门负责人批准。

6.2借用规定

档案的借用需遵循以下规定：

1.特殊情况：原则上不外借，特殊情况需经执行总裁批准。

2.登记记录：借用档案需填写借用记录，记录借用人、借用时间、归还时间等信息。

3.保密责任：借用档案期间，借用人应承担保密责任，严禁将档案内容泄露给无关人员。

第七章档案的转递

7.1转递流程

档案转递应遵循以下流程：

1.转递申请：涉及档案转递的部门需提前提交转递申请，说明转递原因和接收单位。

2.密封转递：转递的档案需由专人负责密封，禁止个人私自携带。

3.转递通知单：每次转递需填写转递通知单，记录转递内容和接收人信息。

7.2接收确认

接收单位在收到档案后，应及时核对档案内容，并填写确认回执，确保档案的安全转递。

第八章档案的销毁与保存

8.1销毁标准

对于长期保存不再使用的档案，应根据公司档案管理规定进行销毁。销毁档案需遵循以下标准：

1.保存期限：根据档案的性质和法律法规，确定保存期限，达到期限后方可销毁。

2.评估程序：档案销毁前需进行评估，确保无重要信息遗漏。

3.销毁记录：销毁档案需填写销毁记录，记录销毁原因及参与人员。

8.2保存要求

对于需要长期保存的档案，应采取有效措施，确保档案的安全性和完整性。存储方式可包括数字化存储，以提高档案的访问效率。

第九章监督机制

9.1监督责任

公司设立档案管理监督小组，负责对档案管理工作进行监督检查，确保本制度的落实。

9.2监督内容

监督小组的主要工作内容包括：

1.定期检查：定期对档案管理工作进行检查评估，发现问题及时整改。

2.反馈机制：建立档案管理反馈机制，鼓励员工提出改进建议。

3.报告制度：每季度向公司领导汇报档案管理工作情况，确保信息透明。

第十章附则

本制度由行政部负责解释，自颁布之日起实施。根据公司发展及法律法规的变化，适时对本制度进行修订和完善。

以上是小额贷款公司档案管理制度的详细内容，涵盖了制度的目标、适用范围、管理规范、操作流程、监督机制及其他相关条款，确保制度具体明确，具备执行力，并与组织实际情况相匹配。