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技术部档案管理制度

第一章总则

为了规范技术部的档案管理工作，提高档案的安全性和有效利用，确保档案信息的真实、完整与可追溯性，依据国家法律法规及本公司相关规定，特制定本档案管理制度。技术部档案是记录技术人员工作经历、项目成果、技术文档及其他相关资料的重要文件，是公司技术发展和人员管理的重要依据。

第二章目标

1.确保档案的完整性与安全性：通过规范管理，确保技术部所有档案的完整性、真实性和安全性。

2.提升档案利用效率：建立高效的档案管理机制，提升档案信息的查询和利用效率。

3.规范档案管理流程：明确档案的收集、整理、保管、查阅及借用等各项流程，确保各环节高效有序。

4.提升档案管理水平：通过培训和考核，提升技术部人员的档案管理意识和能力。

第三章适用范围

本制度适用于公司技术部所有档案的管理工作，包括但不限于：

-项目资料

-技术文档

-会议记录

-技术人员个人工作档案

-其他相关文档

第四章管理规范

4.1档案的收集

1.档案材料的类型：技术部档案包括项目计划书、设计图纸、技术报告、测试结果、会议纪要、培训记录等。

2.收集责任：各项目负责人应负责所负责项目的档案材料的收集，确保收集信息的完整性和准确性。

3.档案整理：档案材料须按项目、时间、文种等类别进行分类整理，确保查找方便。

4.2档案的归档

1.归档标准：归档材料必须经项目负责人审核，确保内容完整、格式统一。

2.归档时限：项目结束后，所有相关档案应在一个月内完成归档工作。

3.归档方式：采用电子文档归档与纸质文档归档相结合的方式，确保信息的多重备份。

4.3档案的保管

1.保管责任：档案由技术部专人负责保管，确保档案不受损坏和丢失。

2.保管环境：档案应存放在专门的档案室，并采取防火、防潮、防盗等安全措施。重要档案应存入保险柜。

3.档案编号：所有档案应逐一编号，并建立档案目录，便于管理和查找。

4.4档案的查阅与借用

1.查阅流程：需要查阅档案的人员应填写查阅申请表，并经档案管理员批准后方可查阅。

2.借用规定：档案原则上不外借，特殊情况需外借时，须经技术部负责人批准，并进行登记。

3.查阅注意事项：查阅人员应遵守保密制度，严禁对档案进行涂改、圈划或拆换，确保档案的完整性。

4.5档案的转递

1.转递流程：档案转递必须通过档案管理员进行，转递时须填写转递通知单，注明转递原因、接收人及转递日期。

2.转递方式：档案转递应采用机要途径，不得由个人随意携带。

3.转递记录：对转递的档案应及时核对无误，并办理通知单回执，确保档案的安全到达。

第五章监督机制

1.监督责任：技术部档案管理工作由档案管理员负责监督，确保各项规定的落实。

2.定期检查：每季度对档案管理工作进行一次全面检查，发现问题及时整改。

3.反馈机制：建立档案管理反馈机制，定期收集技术部员工对档案管理的意见和建议，持续改进管理制度。

第六章附则

1.解释权限：本制度由技术部解释，若遇特殊情况应及时修订。

2.生效日期：本制度自发布之日起生效。

3.修订流程：如需修订，技术部应组织相关人员进行讨论，并形成修订草案，提交管理层审核通过后实施。

第七章附加条款

1.档案保密：对于涉及商业秘密和个人隐私的档案，必须采取严格的保密措施，不得随意查阅和借用。

2.档案销毁：对于不再需要保存的档案，必须按照相关规定进行销毁，确保信息安全。

3.培训与考核：定期对技术部全体员工进行档案管理培训，考核其档案管理知识与技能，提升整体管理水平。

通过以上制度的制定与实施，旨在提升技术部档案管理的科学化、规范化水平，确保档案资源的有效利用，为公司的技术发展与管理决策提供有力支持。