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出差管理要求
一、严格控制企业运行成本,加强出差费用管理,特制订本要求。
二、总体控制,分散管理。
三、方法:实施事前、事中、事后管理方法。
四、出差前管理:
4.1企业实施总体控制标准:各单位必需以管理系统为单位,由各管理系统副总经理于每个月25日至30日做好次月出差计划及预算汇总表呈报总经理审批,同意后方可生效。抄送行政部、财务管理中心立案。
4.2出差前分散管理,依下列程序办理:
4.2.1填写《出差申请表》。
4.2.2填写《出差申请表》,职员经部门主管审核,由部门经理同意;主管由部门经理同意;经理以上逐层上报,最终由所属副总经理,总经理同意。经同意后《出差申请表》发送至所属机构主办会计、所属机构行政专员留存立案。
4.2.3对于《出差申请表》,假如预算金额(单位:人民币)在1000元以下(含1000元),企业部门经理有权审批;假如预算金额在1000元至5000元(含5000元)以内,必需由该部门所属副总经理、总经理审批;预算金额大于5000元必需由总经理审批。
五、出差中管理:
5.1出差期间,天天向主管领导汇报出差情况;为了确保安全,严格要求出差人员每到一地,下榻酒店后,传真或电话通知其所属部门同事:所下榻酒店房间及酒店座机电话号码。出差人员手机必需保持二十四小时开机状态。
5.2出差期间,不管其工作时间提早或延迟均不以加班论。
六、出差后管理:
出差返回企业上班后最迟不超出三天,写出“出差汇报”,汇报此次出差预期目标是否达成、原因分析、关键成绩和收获等。出差汇报请认真填写访问对象资料,包含姓名、电话号码,以利相关部门责任人电话访问调查其工作或服务质量。
七、职员在外地工作分二种情形:
7.1当日出差,指单程乘车不超出4小时,而且当日能够返回出差(外出办事时间较短,能立即回者,不算出差)。
7.2长途出差是指职员连续乘车时间在4小时以上,或当日不能返回出差。
八、当日出差
8.1当日出差,通常乘坐公共交通汽车或火车,不得报销出租车票。经上级主管领导同意或其它特殊情况如携带珍贵物品或大件物品,不便乘坐公共交通工具,可由企业派车或乘坐出租车。所属企业派车所发生费用记入所属企业发生公共费用,由财务部门依据行政部门分摊方案作出核实进行分摊。
8.2当日出差人员必需于当日赶回,不得在外住宿。但因实际需要,事先经主管上级领导同意可按长途出差办理。
8.3职员工作所在地当日出差,只报销交通费,不得报销其它补助等,给餐补5元/餐,由财务办理报销手续时一起发放。
九、长途出差;
9.1长途出差使用交通工具规格按其职务及工作需要要求。出差交通费、住宿费实施划定标准,凭据报销。伙食费实施定额包干,超额不补,节余归己。各部门人员出差交通工具及费用标准详见《职员报销上限一览表》,费用超出上限,须经所属副总审批。财务管理中心于次月15日提供数据报行政部立案。
9.2出差城市类别分:一类地域指直辖市、特区、省会城市及其它较发达地域;二类地域指一类地域外中国地级市;三类地域指一、二类地域之外中国其它县级市、县。(详见《职员报销上限一览表》)
9.3工作人员趁出差之便,事先须经所属副总经理同意,报行政部审核,绕道回家探亲(未经请假同意,按旷工论处),只能按等级报销出发地至目标地之间直线交通费(由财务人员确定具体报销数额);其绕道多支付交通费由个人自理,且绕道和在家期间一律不报销其出差差旅费。
9.4出差差旅费分为劳务补助、交通费、住宿费、餐费。试用期内,职员不享受劳务补助,职员享受相关岗位半额劳务补助。(详见企业《职员报销上限一览表》)
十、出差至总企业/各分企业,凡当地能提供食宿,在目标地期间一律不得报销住宿费、餐费,但可享受劳务补助。
十一、出差人员因特殊情况需要超出要求标准住宿费、餐费,其实际发生住宿费、餐费必需经所属总经理同意方可报销。
十二、香港出差费用管理:
12.1职员出差香港应该提前三天作费用申请,注明借支人民币还是港币,由所属总经理签字,统一到财务管理中心或财务管理中心指定财务部门办理借支手续。
12.2各职员前往香港出差,不分等级,基础根据以下标准实施:
12.2.1赴港及离港交通费
由湛江出发职员,由企业提供往返直通大巴车票;由其它地域前往或因特殊情况需要使用其它交通工具前往,由总经理审批。
12.2.2香港市内交通费
通常情况下,只报销职员因工作需要乘坐巴士(公共汽车)、电车、专线小巴、渡轮、地铁所产生实际费用;因特殊原因乘坐或租用“士(出租车)”等其它交通工具费用,需说明情况,由所属副总经理或总经理同意。
12.2.3补助标准
统一补帖(含餐费和劳务补助)标准为每人80元港币/天(当日12时后出发,根据半天计算)。
12.2.4住宿
节流标准,据实情安排,发生住
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