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公司内部会议管理指引（试行）

（控制会议时间,重在督办、执行）

任务名称

会议程序、重点及标准

时限

相关资料

1、会前准备

准备程序：

1.1总经理及各部门提出召开会议要求，由提议者确定会议主题和内容；

公司级会议：会议召集人要把会议日期、内容、议程、地点、参会人员名单以及会议需要的工具、资料等告知行政部门；

专题会议：原则上由召集人选择会议日期、地点并通知参会人员，可向行政部门申请会议室和相关设施，行政部门案要求进行会议准备，并须将各种会议的时间和地点告知各部门，以免出现会议冲突。

系统例会（含部门例会）：由主责部门组织。

1.2行政部门向参会人员发出《会议通知单》（也可电话通知），提请参会人员做好会议准备；

公司级会议：行政部门按照会议召集人的要求，提前准备相关资料，通知参会人员并提前整理会议室；

专题会议：会议相关资料由会议召集人准备；

系统例会（含部门例会）：根据例会时间安排准时召开，部门召集人提醒，不需另行通知（除特殊情况外）；

1.3行政部门或会议召集人会前提醒参会人员做好会议准备，以免错过会议；

1.4行政部门或会议召集人做好会议前的准备，包括会场准备、设施准备和资料准备等：

重点：

会前参会人员围绕会议主题进行的相关准备

标准：

会议准备要充分：相关资料发放及时，不得出现差错，设施准备齐全完好等；参会人员针对会议议题做好前期方法措施和数据资料的准备，并提前提交给会议主持人，避免无准备情况下参会。

至少提前一天发出通知

提前1小时再次通知

会议前10分钟做好会议准备

《会议计划表》

《会议议程安排表》

《会议通知单》

2、会议过程

会议程序：

2.1参会人员准时参加会议，并按照会议通知要求提前阅读或准备好会议相关资料；

2.2主持人准时主持召开会议，说明本次会议主题，并把握开会时间，掌握好会议秩序，有秩序发言，避免无关的闲聊；参会人员在发言时不仅要提出问题、还要提供相关数据和提出个人解决问题的建议看法；

如果会议上形不成统一决议，主持人应宣布休会，并确定下次会议的时间，并提请参会人员重新收集信息和提出新的论证依据；

2.3会议过程中记录人应做好会议记录，公司级会议由行政部门负责会议记录；专题会议由会议召集部门确定的记录人负责记录。

重点：

问题的解决和争议处理,控制会议时间

标准：

会议以解决问题为主，参会人员必须提出解决建议和看法；

杜绝议而不决现象。在无法拿出最终结论时，会议主持人应及时提请休会，并定好下次会议时间，提请参会人员做好相关资料准备，提高会议质量和效率。

准时开会，不得迟到

会后1个工作日内

会后1个工作日内

《会议记录》

《会议纪要》

3、会议决议跟踪

跟踪程序：

3.1会议结束后，会议记录人应及时整理会议记录，并形成《会议纪要》，在会议第三天上班前将会议纪要进行相关确认或下发；

3.2部门会议结束后，记录人应将《会议纪要》交行政部门备案；行政系统应将各种会议纪要分类保管；

3.3会议决议涉及的部门应严格按照会议决议执行，完不成或遇到问题时，应及时向上级领导进行汇报，并说明理由和补救措施；

3.4行政部门根据会议决议对相关部门工作进行检查，确保会议决议得到贯彻执行，同时行政部门应做好决议跟踪记录（在《会议纪要》上填写完成情况），重要会议需及时将决议执行情况向总经理进行汇报。行政部门负责人每月底须向总经理书面汇报各种会议决议的总体执行情况，并进行归档。

重点：

决议的执行

标准：

杜绝决而不行和拖延现象。决议应提出明确的工作要求（完成时间、结果和责任人），相关责任人应按照要求按时完成；行政部门应发挥监督职能，按照决议完成的时间和结果进行跟踪检查，确保决议得以实施。

按决议完成时间完成

根据决议完成时间进行检查

附：内部会议管理流程、计划表、议程安排表、议案评审表、会议纪要模板

公司内部会议管理流程（公司级，供参考）

会议计划表

编号：年度：年月

会议相关信息

明细

会议名称

会议性质

开会地点

开会日期

参会部门

预计人数

参会人员

主持人

会议宗旨

及议题

审批

（含备注）

会议议程安排表

会议主题

会议类型

主责部门

会议时间

会议负责人

会议主持人

会议摘要：

会议议题/内容

序号

时间

主题

发言人

出席人员

会议记录员

会议注释：

会议通知单

通知日期：年月日

接收部门：

发文部门：

会议名称：

会议时间：

会议地点：

会议联系人：

会议参加人员名单：

会议注意事项：

1．

2．

会议联系人：

会议联系电话：