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大型集团公司档案管理制度

第一章总则

为加强大型集团公司（以下简称“公司”）的档案管理，确保档案的安全、完整和有效利用，根据国家有关法律法规及公司内部相关规定，特制定本制度。公司档案是记录公司历史、管理决策、业务活动、员工信息等重要信息的文件材料，是公司正常运营及管理决策的重要依据。因此，建立健全的档案管理制度，具有重要的现实意义和深远的影响。

第二章适用范围

本制度适用于公司所有部门及员工，涵盖公司各类业务档案、员工人事档案、财务档案、合同档案、项目档案等。所有涉及档案管理的人员均需遵循本制度的相关规定。

第三章档案管理目标

本制度的主要目标包括：

1.确保档案的安全性、完整性和保密性。

2.规范档案的收集、整理、保管、查阅、借用和转递流程。

3.提高档案管理的科学化、规范化和信息化水平。

4.为公司决策、业务开展和管理提供准确、可靠的信息支持。

第四章管理规范

第1节档案的收集和归档

1.档案收集：各部门应定期收集与本部门业务相关的各类档案材料，包括但不限于：

-工作计划、总结及报告

-会议纪要及决策文件

-合同及协议

-财务报表及凭证

-项目实施记录

2.档案归档：档案材料收集完毕后，由各部门负责整理并提交至综合服务部进行归档。归档材料应做到：

-内容完整、格式规范、字迹清晰。

-需附上归档清单，标明档案的类别、数量及负责人。

3.归档时间：每年度结束后，部门需在规定时间内完成年度档案的归档工作。

第2节档案的保管

1.档案保管责任：综合服务部负责所有档案的集中保管，确保档案的安全性和完整性。

2.保管措施：

-档案应存放在专用档案室，采取防火、防潮、防盗等安全措施。

-定期对档案进行检查，确保无虫害、霉变及其他安全隐患。

3.档案编号与登记：所有档案均需编号并进行登记，登记内容包括档案名称、类别、数量、存放位置及保管人。

第3节档案的查阅和借用

1.查阅申请：员工如需查阅档案，须填写查阅申请表，说明查阅目的，并经部门负责人及综合服务部审批。

2.借用规定：

-档案原则上不外借，特殊情况下需经执行总裁批准。

-借用档案时，需填写借用登记表，明确借用人、借用时间及归还时间。

3.查阅要求：查阅档案时，需遵循保密制度，严禁对档案进行涂改、圈划、拆换。

第4节档案的转递

1.转递原则：档案转递应遵循安全、准确、及时的原则，确保档案信息的完整性和安全性。

2.转递流程：

-档案转递时，需填写转递通知单，标明转递内容、目的地及接收人。

-综合服务部负责密封转递档案，禁止个人携带。

3.转递记录：对转进的档案需及时核对无误，并办理通知单回执，确保档案转递的可追溯性。

第五章监督机制

1.监督责任：公司设立档案管理监督小组，负责对档案管理制度的执行情况进行监督检查。

2.定期评估：档案管理监督小组应定期组织档案管理评估，主要评估内容包括：

-档案的完整性与安全性

-各部门档案管理工作落实情况

-档案查阅与借用的合规性

3.反馈机制：各部门应定期向综合服务部反馈档案管理中遇到的问题及建议，综合服务部应根据反馈情况及时调整和完善档案管理制度。

第六章附则

1.解释权：本制度由综合服务部负责解释。

2.实施日期：本制度自发布之日起实施。

3.修订流程：如需对本制度进行修订，应由综合服务部提出修订建议，报经公司管理层审批后实施。

结语

本档案管理制度的制定，旨在规范公司档案管理活动，提升档案管理水平，确保公司档案的安全、完整和有效利用。希望全体员工认真遵守本制度，切实加强档案管理，共同维护公司的发展与稳定。