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档案信息化建设分析12篇(全文)档案信息化建设分析

(精选12篇)

档案信息化建设分析第1篇

一、档案信息化建设的必要性

(一)提高工作效率。

当今信息时代，计算机网络的广泛应用让我们的生活变得

更加丰富和便捷。计算机系统的信息处理技术可以顺利地完成

对于不同信息的收集、储存和处理工作。对于档案管理工作也

是一样的，不管是建立档案的人还是查阅档案的人，都因为有

信息化档案的存在而方便快捷。作为档案管理人员，如果面对

的是一堆厚厚的纸质档案，任务相当繁重，而且出错的几率很

大，但是如果使用计算机系统通过扫描或者是手动录入，将这

些档案信息化，则可轻松地实现对档案资料的处理，不但提高

了工作效率还节省了存储空间。

(二)改善档案管理。

档案信息化的实现可使档案管理部门从封闭性管理走向开

放性管理，使档案的管理方式从档案保管和档案利用向档案信

息化采集、管理和服务转变，实现档案资源的合理配置和科学

管理，为经济建设与发展提供高效、优质的服务。

(三)方便检索查询。

利用传统的检索方式，档案管理人员从档案目录中找出所

需的档案，然后根据记录到库房中查找，费时费力。档案信息

化后，可以实现即时查询，管理人员可以从模糊查询、组合查

询、分类查询等查询方式中选择最佳方式，迅速在档案库中检

索需要的档案信息。

(四)助力科研活动。

新技术开发和科研活动需要科技档案提供可靠的参考依据。

作为档案的重要组成部分，科技档案能否被充分利用是科研活

动成败的关键，只有充分利用科技档案，才能做好相关的科研

工作。

(五)支持领导决策。

档案信息化建设能提供完整、可靠的信息，不但可以使企

业员工在自己的计算机上查阅档案资料，提高工作效率，而且

通过对档案信息的综合分析，为领导提供决策支持。

二、档案信息化建设存在的问题

(一)档案信息化管理意识淡薄。

档案信息化管理主要是以数字形式来对档案信息进行存储

和处理，并以计算机网络的方式进行集中管理。目前，档案管

理已经普遍运用多媒体技术和网络技术，开始向数字化方向进

行发展，但是陈旧的档案管理观念、不统一的档案标准、缺乏

高素质档案管理人员等问题严重制约了档案信息化建设的发展。

(二)开发标准不健全。

统一的开发标准是档案信息化建设能否有效推进的前提。

没有统一的开发标准信息资源就无法实现互连互通、数据就无

法共享。目前，信息资源开发各自为政、缺乏统一的开发标准

造成系统无法连通。

(三)信息资源开发表层化。

档案信息资源开发还停留在目录录入以及数字化扫描上。

如果档案信息资源开发只是将传统的档案保管方式变成网络数

字化的保管方式，而不寻求对信息利用方式的改变，对静态档

案信息的多角度和多层次开发和深入挖掘，那么档案信息化建

设就失去了它的真正意义而成为一种摆设。

(四)安全保密意识欠缺。

用网络的任何终端设备都能索取到存储在网络某一设备上

的电子档案。一个终端上的电子档案也可同时发给若干个网络

终端。这对于在一段时间内需保密或限制使用的安全问题，带

来了极大威胁。所以，采取保密措施显得尤为重要。但是一些

档案管理部门对档案的安全性保护力度不够，主要表现是缺乏

完善的档案安全管理制度，缺少对档案信息秘密性认定的范围

及对档案管理人员安全意识的教育。因此，一些档案管理部门

在档案信息资源开发工作中缺乏安全保密意识。

三、加强档案信息化建设的策略

(一)提高档案信息化管理意识。

针对档案信息化管理意识薄弱的问题，通过各种方式，提

高组织管理者、科研管理部门、档案管理部门等对档案信息化

管理重要性的认识，加大对档案法律与法规的宣传力度，增强

他们的档案管理意识，使他们明白档案文件的积累和归档也是

他们工作的一项重要内容和应尽义务，实现档案信息化能冲破

档案利用的种种局限更好地为社会服务。

(二)建立健全标准规范。

完善的法律法规、规范的管理机制与统一的管理标准是档

案管理信息化的保证。通过制定和贯彻各种标准、规范，使技

术应用和分工协作有了统一的科学准则和依据，保证了档案各

项工作能够有机地联系起来，并且在档案的管理中获得最佳的

效益。标准规范建设包括：档案整理标准、统计标准、各项技术

标准(如