档案咨询服务外包工作规范-国家档案局.docxVIP

档案咨询服务外包工作规范国家档案局

一、总则

1.1为规范档案咨询服务外包工作，提高档案管理效率，确保档案信息安全，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，制定本规范。

1.2本规范适用于国家档案局及其下属单位档案咨询服务外包活动。

1.3档案咨询服务外包工作应遵循公开、公平、公正、竞争、择优的原则，确保档案服务质量。

1.4国家档案局负责对档案咨询服务外包工作进行监督、检查和指导。各级档案部门应积极配合，共同推进档案咨询服务外包工作规范开展。

二、外包服务范围与内容

2.1服务范围

本规范所指档案咨询服务外包范围包括但不限于档案整理、档案数字化、档案保护、档案编研、档案利用等业务领域。

2.2服务内容

（1）档案整理：对档案进行分类、编目、排列、装订等，确保档案的完整性和系统性。

（2）档案数字化：将纸质档案转化为电子档案，包括扫描、图像处理、数据挂接等。

（3）档案保护：对受损档案进行修复、去污、加固等，延长档案使用寿命。

（4）档案编研：开展档案资料汇编、专题研究、档案展览策划等。

（5）档案利用：提供档案查询、借阅、复制、出具证明等服务。

三、外包服务商资质要求

（1）具有独立法人资格，具备合法经营资格。

（2）具备与外包服务内容相适应的专业技术力量和设备设施。

（4）近三年内无违法违规行为记录。

（1）营业执照副本复印件。

（2）税务登记证复印件。

（3）组织机构代码证复印件。

（4）法定代表人身份证复印件。

（5）专业技术人员的资格证书复印件。

（6）相关业绩证明材料。

四、外包服务流程

4.1档案部门根据工作需求，编制档案咨询服务外包方案，明确服务内容、质量要求、时间节点等。

4.2档案部门通过公开招标、邀请招标、竞争性谈判等方式，选择符合资质要求的外包服务商。

4.3档案部门与外包服务商签订书面合同，明确双方的权利、义务、责任及违约处理等事项。

4.4外包服务商按照合同约定开展档案咨询服务工作，档案部门负责对服务质量进行监督和验收。

五、服务质量控制与评估

5.1质量控制

（1）制定详细的服务标准和操作流程，确保外包服务商遵循档案管理相关规定。

（2）定期对外包服务商进行业务培训和指导，提升其专业服务水平。

（3）实施服务质量监控，通过现场检查、抽查、用户反馈等方式，及时发现并解决问题。

（4）建立服务质量投诉处理机制，对外包服务中的问题进行跟踪和整改。

5.2质量评估

档案部门应定期对外包服务进行评估，评估内容包括：

（1）服务完成情况：是否按照合同约定完成了服务内容。

（2）服务质量：服务成果是否符合档案管理的专业标准和质量要求。

（3）服务效率：服务过程中的时间控制和工作效率。

（4）服务态度：外包服务商的服务态度和响应速度。

（5）用户满意度：档案利用者对外包服务的满意程度。

六、信息安全与保密

6.1信息安全

（1）确保档案实体和电子档案的安全，防止信息泄露、篡改和丢失。

（2）采取必要的技术措施，保护档案信息系统的安全稳定运行。

（3）对涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的档案信息，应依法进行保密处理。

6.2保密协议

（1）保密范围：包括但不限于档案内容、用户信息、业务数据等。

（2）保密期限：保密协议的有效期限应不短于服务合同期限。

（3）违约责任：违反保密协议应承担的法律责任和违约后果。

七、应急处理与纠纷解决

7.1应急处理

外包服务商应制定应急预案，应对可能发生的档案损坏、信息泄露等紧急情况，并定期进行演练。

7.2纠纷解决

双方在合同履行过程中发生的纠纷，应通过友好协商解决；协商不成的，可依法提起诉讼或申请仲裁。

八、附则

8.1本规范由国家档案局负责解释。

8.2本规范自发布之日起施行，如有变更，以最新公布为准。

8.3各级档案部门可根据本规范制定具体实施细则。