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技术档案管理制度

第一章总则

为加强技术档案的管理，保障技术档案的安全、完整及有效利用，确保技术档案管理符合国家法规及行业标准，结合本组织实际情况，特制定本制度。技术档案是记录技术研发、项目实施、成果转化等过程的重要资料，是了解、评估及优化技术活动的重要依据。

第二章档案管理的目标

1.保障档案的安全性：确保技术档案的完整性和保密性，防止丢失、泄露或损毁。

2.提高档案的有效性：通过科学的管理，使技术档案能为项目管理、技术评估及决策提供有效支持。

3.促进档案的利用率：鼓励各部门合理利用技术档案，促进信息共享和知识传承。

4.实现档案管理的标准化：规范技术档案的收集、整理、保管、查阅及销毁等流程，提升管理效率。

第三章适用范围

本制度适用于本组织内所有技术档案的管理，包括但不限于：

1.技术研发档案

2.项目实施档案

3.设计、测试及评估档案

4.相关技术标准、规范及指南

5.其他与技术活动相关的文档资料

第四章管理规范

4.1档案的收集与整理

1.档案收集：各技术部门在项目启动、实施及完成阶段，应及时收集相关技术资料，包括设计文件、测试报告、技术协议、会议纪要等。

2.档案整理：收集的档案材料应进行分类、编号，并形成完整的档案目录，便于后续查阅和管理。

3.档案归档：技术档案应在项目结束后30天内进行归档，归档材料应由相关责任人签字确认，确保档案内容的准确性和完整性。

4.2档案的保管

1.档案存放：技术档案应存放于专用的档案库房，库房应具备防火、防潮、防盗等安全措施，确保档案的安全性和完整性。

2.档案管理：由综合服务部负责技术档案的日常管理，定期检查档案的完整性和安全性，发现问题及时处理。

3.档案编号与登记：每份技术档案应进行编号，并建立档案登记册，详细记录档案的名称、编号、存放位置及责任人等信息。

4.3档案的查阅与借用

1.查阅申请：员工如需查阅技术档案，应填写查阅申请表，并经相关责任人批准后方可查阅。

2.借用规定：档案原则上不外借，特殊情况需外借时，须经项目负责人及综合服务部批准。借用者应在借用登记表上签字确认，并确保按时归还。

3.查阅注意事项：查阅档案时应遵守保密规定，严禁对档案进行涂改、拆换或损毁。

4.4档案的转递

1.档案转递流程：档案转递需填写档案转递单，并由综合服务部负责密封转递，禁止个人携带。

2.转递记录：对转递的档案，应在转递单上注明转递时间、接收人、发送人等信息，并由双方签字确认。

3.转递档案的核对：接收人应及时核对转进的档案，确保内容完整无误后签字确认。

4.5档案的销毁

1.销毁申请：对达到保留期限的技术档案，需填写销毁申请表，申请销毁的档案应由综合服务部进行审核。

2.销毁流程：经批准的档案应在指定的时间和地点进行集中销毁，销毁过程应由专人监督，并形成销毁记录。

3.销毁记录：销毁后应保存销毁记录，记录内容包括档案名称、数量、销毁日期及销毁责任人等信息。

第五章监督机制

1.监督责任：由综合服务部对技术档案的管理进行监督，确保各项管理规定的落实。

2.定期检查：综合服务部应定期对档案管理的实施情况进行检查，发现问题及时整改，并形成检查报告。

3.记录与反馈：对档案管理过程中出现的问题及改进建议，应建立反馈机制，定期进行总结与评估。

第六章附则

1.解释权：本制度由综合服务部负责解释。

2.生效日期：本制度自颁布之日起生效。

3.修订条款：如需修订，应由综合服务部提出修订建议，经组织管理层审核批准后实施。

通过上述制度的制定，旨在进一步规范技术档案的管理流程，确保档案的安全、完整和高效利用，为组织的技术创新和发展提供有力支持。希望各部门积极配合，共同落实，以实现技术档案管理的科学化和现代化。